BACK-OFFICE
i
Table des matières
GESTION DE L’EXERCICE COMPTABLE 6
OUVERTURE / FERMETURE EXERCICE 7
AJOUT FIN D’EXERCICE 8
CLOTURE COMPTES DE GESTION 8
OUVERTURE / FERMETURE JOURNEE 9
GESTION DES PRETS 10
SAISIE D’UN DOSSIER DE PRET 13
ONGLET PARAMETRE 17
ONGLET CONDITION 21
ONGLET TABLEAU D’AMORT 21
ONGLET COMPTES 26
ONGLET OBJET DU PRET 26
ONGLET GARANTIE 27
MISE EN PLACE PRET 28
SIMULATION D’UN TABLEAU D’AMORT 30
REMBOURSEMENT ANTICIPE D’ECHEANCE 31
IMPAYE EN INSTANCE 32
CONSULTATION D’UN TABLEAU D’AMORT 33
SAISIE DOSSIER DECOUVERT 34
ONGLET EMPRUNTEUR 35
ONGLET OBJET DU PRET 37
ONGLET GARANTIE 37
ONGLET CONDITION 37
MISE EN PLACE DECOUVERT 39
HISTORIQUE DES DECOUVERTS 40
GESTION DES REMISE CHEQUES 42
CONFIGURATION COMPTES REMISE CHEQUE 45
SAISIES DES REMISES CHEQUES 45
ENVOI DES CHEQUES EN COMPENSATION 46
SORTI DES CHEQUES (RETOUR DE LA COMPENSATION) 47
SORTIE CHEQUE IMPAYE 48
ETAT DES REMISES CHEQUES 48
ii
TRAITEMENT DES VIREMENTS 50
LES VIREMENTS 52
MODIFICATION D’UN VIREMENT 54
INTERROGATION D’UN VIREMENT 55
SUPPRESSION D’UN VIREMENT 55
LES VIREMENTS MULTIPLES 56
MODIFICATION D’UN VIREMENT 58
INTERROGATION D’UN VIREMENT 59
SUPPRESSION D’UN VIREMENT 60
CONSULTATION DES VIREMENTS 61
CONSULTATION DES VIREMENTS MULTIPLES 62
SAISIE DES OPERATIONS DIVERSES 64
SAISIE PIECE COMPTABLE 66
CONSULTATION PIECE OD 70
JOURNAL DES OD 71
SAISIE DES TRANSACTIONS BANALISEES 72
GESTION DES DAT 75
CONFIGURATION COMPTE DAT 77
SAISIE D'UN DAT 77
MODIFICATION D’UN DAT 81
INTERROGATION D’UN DAT 83
SUPPRESSION D’UN DAT 83
REMBOURSEMENT ANTICIPEE D’UN DAT 84
RENOUVELLEMENT D’UN DEPOT A TERME 85
OPPOSITION D’UN DEPOT A TERME 88
AVANCE SUR DEPOT A TERME 89
MODIFICATION D’UNE AVANCE 92
INTERROGATION D’UNE AVANCE 93
LEVEE D’UNE AVANC E 93
GESTION DES BONS DE CAISSE 95
SAISIE D'UN BON DE CAISSE 97
MODIFICATION DES BDC 100
DUPLICATION DE BDC 102
INTERROGATION DES BDC 103
iii
SUPPRESSION D’UN BDC 103
RENOUVELLEMENT DES BDC 104
AVANCE SUR BDC 105
MODIFICATION D’UNE AVANCE 107
INTERROGATION D’UNE AVANCE 108
LEVEE D’UNE AVANCE 109
OPPOSITION SUR BDC 110
REMBOURSEMENT DES BONS DE CAISSE 111
GESTION DE LA COLLECTE JOURNALIERE 116
CREATION DES COLLECTEURS 118
MODIFICATION D’UN COLLECTEUR 119
INTERROGATION D’UN COLLECTEUR 119
SUPPRESSION D’UN COLLECTEUR 119
AFFECTATION DES COMPTES 120
VENTILATION DE LA COLLECTE 121
ETAT DE COLLECTE 123
GESTION DES ARRETES 124
CALCUL DES ARRETES 126
CALCUL DES ARRETES A LA DEMANDE (ECHELLE) 127
EDITION ECHELLE D’INTERET 129
TRAITEMENT DE SALAIRE 130
CREATION DES EMPLOYEURS 132
MODIFICATION D’UN EMPLOYEUR 133
INTERROGATION D’UN EMPLOYEUR 133
SUPRESSION D’UN EMPLOYEUR 133
CREATION DES EMPLOYES 134
MODIFICATION D’UN EMPLOYE 134
INTERROGATION D’UN EMPLOYE 135
SUPRESSION D’UN EMPLOYE 135
IMPUTATION DE LA PAIE 136
GESTION DU BUDGET 138
SAISIE DU BUDGET PREVISIONNEL 140
MODIFICATION DU BUDGET 141
iv
INTERROGATION DU BUDGET 141
SUPRESSION DU BUDGET 142
CONSULTATION DU BUDGET 142
GESTION DES IMMOBILISATIONS 143
FICHE D’IMMOBILISATION 145
MODIFICATION D’UNE FICHE D’IMMOBILISATION 146
INTERROGATION D’UNE FICHE D’IMMOBILISATION 146
SUPPRESSION D’UNE FICHE D’IMMOBILISATION 146
AMORTISSEMENT DE L’IMMOBILISATION 147
SORTIE/TRANSFERT D’IMMOBILISATION 148
ETAT DES IMMOBILISATIONS 148
ETAT DES AMORTISSEMENTS 149
GESTION DES PROVISIONS 150
PARAMETRAGE DES PROVISIONS 152
MODIFICATION D’UNE PROVISION 153
INTERROGATION D’UNE PROVISION 153
SUPPRESSION D’UNE PROVISION 154
COMPTABILISATION DES PROVISIONS 154
ETAT DES PROVISIONS 155
v
Back Office
Prêts
Dossier
Prêt
Déblocage
prêt
Simul
Tableau
d'amort
Remb
Anticipé
Consul
tableau
d'Amort
Dossier
découvert
Mise en
place
Découvert
Etats des
prêts
Etats des
Découverts
Gestion
des
Arrêtés
Calcul des
Arrêtés
Consul
Coditions
Arretes
Calcul
Arretes à
Dde
Echelle
d'Intérêts
Etat cond
particulières
Virements
Virement
Simple
Virement
Multiple
Consul
Virements
Simples
Consul
Virement
Multiples
Collecte
Journalière
Affectation
cpte
Collecteurs
Ventil
Collectes
Traitements
des Salaires
Création des
Employeurs
Création des
Employés
Ventilation
Salaires
Budget
Saisie Budget
Consul
Budget
Operations
Diverses
Saisie OD
Consultation
OD
Historique Cpte
de Gestion
Journal des OD
Sasie Transaction
Banalisée
Bons de
Caisses
Saisie BDC
Remboursem
ent
Avance sur BDC
Opposition sur
BDC
Consultation
BDC.
Exercice
Comptable
Ouvert/Fermet
Exercice
Ouvert/Fermet
Journée
Clôture Compte
de Gestion
Ajout de fin
d'exercice
Remise
Chèque
Saisie
Remise Chq
Envoi en
Compens
Sort des
Chèques
Sortie Chq
Impayés
Config cpte
Remise
Dépôt
à Terme
Saisie DAT
Rembourse
mnt
Avance sur
DAT
Opposition
sur DAT
Consultation
DAT
6
GESTION DE L’EXERCICE COMPTABLE
MENU I
7
OUVERTURE / FERMETURE EXERCICE
L’ouverture de l’exercice comptable dans CloudBank se fait logiquement lors
de la première année d’utilisation du système. Le passage d’un exercice à
l’autre se fait automatiquement, sauf au cas où, il y a eu une interruption de
l’activité sur un intervalle correspondant à un exercice comptable.
La fermeture de l’exercice précédente peut se faire pendant l’exercice en
cours. Si non le système ferme automatiquement l’exercice au passage à
l’exercice suivant. Dont il est impossible d’avoir plus de deux exercices non
fermés.
A la fermeture d’un exercice, toutes les caisses et les journées comptables
liées à l’exercice doivent être fermées si non le système envoie un message
d’erreur.
Il est possible d’ouvrir la dernière journée d’un exercice pendant le suivant,
pour y saisir les écritures relatives à la clôture de dudit exercice.
Saisir le code agence.
Le système affiche la date comptable.
8
La période de l’exercice comptable est affichée.
La situation actuelle de l’exercice est affichée.
Vous faites le choix entre l’action d’ouverture ou de fermeture.
Valider l’action par le bouton « OK ».
AJOUT FIN D’EXERCICE
La clôture d’un exercice comptable nécessite souvent la saisie des opérations
complémentaires de fin d’exercice.
Cette saisie ne peut être effectuée que par une personne habilitée, dans la
dernière journée de l’exercice à clôturer.
Cet écran fonctionne exactement comme la saisie des opérations diverse.
CLOTURE COMPTES DE GESTION
Avant de fermer l’exercice comptable, il faut au préalable virer le solde des
comptes des classes 6 et 7, vers le compte du résultat (classe 8).
9
OUVERTURE / FERMETURE JOURNEE
L’ouverture de la journée comptable est obligatoire en chaque début de
journée. Elle n’est effectuée qu’une seule fois dans la journée par l’utilisateur
habilité.
Après la connexion au logiciel, sélectionnez dans le menu du programme
Chef de caisse.
Procéder à l'ouverture de l'agence en précisant la date exacte de la journée
comptable (le système vous propose par défaut la date du jour).
La fermeture de la journée comptable n’est effectuée qu’une seule fois dans
la journée. Elle est obligatoire en fin de journée.
Toutes les caisses de l’agence doivent être fermées.
Une journée fermée ne peut plus être ouverte sauf par l’administrateur du
système.
Lors de l’ouverture/ fermeture de la journée comptable, un message d’alerte
attire l’attention de l’utilisateur lorsque la date système est différente de la
date comptable.
10
GESTION DES PRETS
MENU II
11
Le traitement des dossiers de prêt est composé de trois phases successives :
La gestion de l’étude d’un dossier
Celle-ci a pour objectif de procéder à la constitution du dossier, en
renseignant les informations suivantes :
• Le client bénéficiaire et les co-emprunteurs éventuels avec l’étude de
leur situation (Notion de quotité cessible disponible).
• Les cautions solidaires (Notion de quotité cessible disponible).
• La source de financement sur laquelle le prêt est accordé.
• L’objet du prêt.
• Les factures constitutives du prêt à réaliser.
• Les informations sur les conditions du remboursement (Intérêts,
commissions, frais, périodicité, etc.).
• Les assurances éventuelles.
• Les modalités de remboursement des échéances.
• Les comptes du dossier.
Le dossier, une fois constitué, peut passer par plusieurs phases de décision
• La décision de la banque.
• La décision du client.
• La validation du dossier.
Les dossiers validés sont immédiatement pris en charge par les traitements
journaliers qui se chargent de la gestion de ceux-ci (Appel des échéances,
gestion des règlements et des impayés, etc.).
Les déblocages de fonds
Si le dossier étudié donne lieu à une offre de prêt acceptée par le client et
que le dossier est validé, le traitement suivant est de procéder à la mise à
disposition des fonds par un déblocage total ou des déblocages partiels.
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Recouvrement
Le recouvrement est la réception des règlements des sommes appelées, soit
par les transactions du guichet CLOUDBANK, soit par des transactions
spécifiques du module des prêts (Règlement par tiers payeurs).
Au cours de la vie d’un dossier, des événements peuvent intervenir et donner
lieu à la gestion d’avenants sur le contrat initial.
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SAISIE D’UN DOSSIER DE PRET
Ce module permet de saisir toutes les informations qui permettent à la
banque de prendre une décision.
Identifiant
Agence : saisie du code agence dans le cas d’une agence de regroupement
ou si les dossiers sont gérés au site central. Dans le cas d’une base agence, le
code de l’agence est affiché, la modification est impossible.
Numéro du dossier : il s'agit du numéro de dossier. Pour la création d’un
nouveau dossier, il faut entrer un nouveau afin d’alimenter le numéro de
dossier. Pour la modification d’une étude en cours, dossier en état "En cours
d'étude", il faut saisir le numéro l’identifiant.
Dossier maître : il est possible de donner le numéro d’un dossier existant
pour indiquer un lien de ce dossier avec le dossier maître. Par exemple, suite
14
à une déchéance de terme sur un dossier, lors de la mise en place d’un
moratoire pour le remboursement de la créance du client, on peut indiquer
le dossier d’origine.
Devise : il s'agit du code devise. Il est possible de monter un dossier de prêt
en devise, ceci implique que les conditions soient ouvertes dans la devise à
utiliser.
Type : le type de prêt est l’information qui impose les règles de gestion et de
comptabilisation du dossier. Le type saisi doit être autorisé pour l’utilisateur.
La définition du type intervient dans la saisie du dossier sur les éléments
suivants :
• Enchaînement des écrans.
• Valeurs par défaut sur les champs.
• Conditions applicables.
• Modalités de gestion du remboursement.
Convention : vous entrez le numéro de la convention de crédit ouvert au
client (facultatif).
Capital : le capital représente le montant du prêt étudié. Il est saisi si le mode
de déblocage du dossier est à la demande du client ou sur avancement de
travaux. Dans le cas de gestion des déblocages par présentation de factures,
le montant est obligatoirement la somme des factures saisies.
Cette nature permet de gérer les montants maximum et minimum par niveau
d’habilitation. Seules les variations sont exploitées, la valeur n’est pas utilisée.
15
Si le minimum est égal au maximum, le montant du dossier est imposé par
cette condition.
Intérêt : le taux d’intérêt est déterminé par les règles expliquées sur la zone
type d’intérêt. La modification est possible dans la limite des variations
accordées par les conditions retenues pour le niveau d’habilitation de
l’utilisateur.
Taxe sur intérêt : elle est obligatoire, si on ne l’utilise pas ouvrir une condition
avec zéro dans la valeur. Le mode de calcul de cette taxe est le suivant :
Taxe sur intérêts = (Montant des intérêts de l’échéance) * Taux / 100.
Terme intérêts : le terme indique si le montant de l’échéance est perçu "à
terme échu", ou "d’avance".
Forcer débit : cochez cette case pour programmer le remboursement des
échéances du prêt par le débit du compte courant (sans provision).
Onglet Emprunteur
Numéro : la saisie d’un code client n’est pas obligatoire, il est possible de
saisir une étude pour un «non-client" de la banque et obtenir une simulation
du prêt. Le code client peut être saisi lors du rappel du dossier pour
modification de l’étude. Si le code client est indiqué, la modification de celui-
ci devient impossible. L’utilisateur qui saisit le dossier doit être habilité à
intervenir sur le profil du client.
Lors de la saisie du numéro de client, des contrôles de désaccord sont
réalisés pour vérifier la situation du client.
16
Compte : il s’agit ici du compte principal du client (compte courant, compte
de chèque…).
Nombre de co-emprunteurs : minimum 1, correspondant à l’emprunteur
principal. Les co-emprunteurs correspondent à des clients de la banque, ils
interviennent sur le dossier dans le remboursement de l’échéance. Les
traitements, liés à la notion de "tiers payeur", utilisent ces informations. Il est
possible de définir un statut à chaque co-emprunteurs/caution. Vous pouvez
entrer les informations sur les co-emprunteurs en cliquant sur le bouton.
Cautions : il est possible pour le dossier de renseigner les cautions solidaires,
personnes physiques ou morales, apportées par le client principal. Les
cautions sont identifiées par des clients de la banque. On indique dans cette
zone le nombre de cautions. Vous pouvez entez les informations sur les
cautions en cliquant sur le bouton.
Apport personnel : l’apport personnel est une promesse d’apport du client.
Cet apport personnel est versé en compte par le client et utilisé par la suite
dans les déblocages. L’apport personnel peut être saisi dans les cas suivants :
• Mode de déblocage par facture.
• Mode de déblocage sur avancement de travaux.
Dans le cas des déblocages sur facture, cela correspond à la part de la
facture payée par le client, le reste correspondant au financement par la
banque.
17
Dans la mesure où la banque se charge du règlement du fournisseur, la part
payée par le client doit être disponible à la banque pour le règlement.
Dans le cas de déblocage sur avancement de travaux, cet apport s’apparente
à un dépôt de garantie.
ONGLET PARAMETRE
Date de mise en place : elle est saisie ou automatiquement égale à la date
comptable. Elle matérialise la date à partir de laquelle le prêt est effectif. Elle
détermine la date de traitement comptable de la mise en place du prêt : la
perception des frais et commissions de mise en place et des éléments d’un
éventuel différé capitalisé. Les déblocages ne peuvent être inférieurs à cette
date. Cette date doit être supérieure ou égale à la date comptable (Sauf si le
niveau de forçage de l'utilisateur est suffisant pour saisir une date antérieure).
Concernant la modification de cette date, un message d'alerte s'affiche si la
date de mise en place éloignée dans le futur est supérieure à trente jours.
Première échéance : elle détermine la date du premier paiement d’échéance.
Elle est obligatoirement supérieure à la date de mise en place. Elle peut être
calculée automatiquement en fonction du nombre d’échéances ou de la date
de dernière échéance et de la périodicité de référence du plan, pour cela ne
rien saisir dans la zone.
Lecture de la condition fixant un nombre de mois maximum entre la date de
mise en place et celle de première échéance. Si la date est dépassée, un
message d’erreur apparaît : "Il y a plus de "X" mois entre la date de mise en
18
place et la date de première échéance". Après validation du message, le
champ "Première échéance" se vide et une deuxième saisie de cette date est
nécessaire.
La condition peut être forcée dans les cas suivants uniquement :
• Une première date de première échéance saisie ne rentre pas dans la
règle de la condition.
• Le niveau de forçage de l’utilisateur est suffisant.
• La même date que la première saisie est rentrée une seconde fois.
Nombre d’échéances : il s'agit du nombre de remboursements qui
interviennent dans le tableau d’amortissement.
Le nombre de mois entre la date de mise en place et la date de dernière
échéance ne doit pas être supérieur au nombre de mois indiqué dans la
gestion du type de prêt.
Périodicité de remboursement : il s’agit ici de choisir la fréquence de
remboursement du prêt (mensuelle, trimestrielle et semestrielle).
Terme capital : il permet de préciser le moment de déclencher un
remboursement :
• A échéance : au terme de la période de remboursement (à la fin du
mois par exemple).
• En avance : au début de la période de remboursement (au début du
mois par exemple)
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Echéance fin de mois : cette option permet de forcer la date d’échéance au
dernier jour du mois d’échéance. Si l’option n’est pas retenue, le jour
d’échéance est égal au jour de première échéance.
Jours réels : Il existe deux méthodes pour déterminer le nombre de jours
d’échéance :
• Jours réels = "O".
On fait la différence entre la date d’échéance et la date d’échéance
précédente.
• Jours réels = "N".
Le nombre de jour est égal à 30 multiplié par la périodicité.
Actualisation liée aux jours fériés : ce champ dépend de la valeur de la zone
"Jours réels". Si cette zone est cochée, l'accès au champ "Actualisation liée
aux jours fériés" est possible. Ainsi, à chaque fois que les jours fériés changent
au niveau de la banque, les dates de première échéance et de dernière
échéance sont ramenées à des journées ouvrées si elles ne l'étaient pas.
Retenue de garantie : vous pouvez choisir de retenir un pourcentage du
montant du prêt comme garantie complémentaire, à restituer à l’échéance
du crédit.
Gestion du différé : la notion de différé sur un dossier est la suivante :
Si la périodicité est de 1 mois, on calcule la date de début de première
échéance soit:
Date 1ère échéance – 1 mois.
20
Si la date obtenue est supérieure à la date de mise en place, alors la période
entre la date de mise en place et la date de début de 1ère échéance
correspond à la période de différé.
Si une période de différé est déterminée par cette méthode, il faut indiquer
comment elle est gérée. Les valeurs possibles sont les suivantes.
• "Capitalisation" : on calcule le montant des intérêts pour le nombre
de jours de différé et on les ajoute au capital avant de calculer les échéances.
• "Echéance" : on appelle des échéances intercalaires en intérêt.
Lorsqu'il existe des jours de différé ne donnant pas une période complète, ils
sont intégrés à la première échéance si leur nombre est inférieur à une
période, ou ils sont intégrés à la première échéance de différé.
• "Grâce" : pas d’intérêt calculé pour cette période.
• "Réparti" : on calcule le montant des intérêts et le paiement se fait sur
des échéances choisies par la banque.
Le montant calculé sur les différents postes (intérêts, commissions et frais)
pendant la période de différé est réparti sur les échéances.
L'utilisateur décide à partir de quelle échéance et sur combien d'échéances le
montant calculé va être réparti.
Type de plan: le type de plan détermine la méthode de calcul à utiliser pour
la production du tableau d’amortissement.
21
Constant: Le tableau d’amortissement est fixe dans le calcul de l’échéance. Le
montant des amortissements est progressif et les intérêts sont dégressifs.
Méthode de l’annuité constante. L’échéance constante est calculée à partir
des éléments proportionnels au capital tels que les intérêts et les
commissions si le mode de calcul est proportionnel. Les taxes sur ces
éléments entre dans la détermination du montant de l’échéance constante.
Les commissions fixes et les frais sont ajoutés au montant des échéances en
fonction de leur mode de perception. Dans le cas de périodicités différentes
sur les éléments du tableau d’amortissement, l’échéance constante est
vérifiée sur la somme des échéances pour la périodicité la plus longue.
Dégressif : Le tableau d’amortissement est constant en amortissement, les
intérêts sont dégressifs, ainsi que les échéances.
ONGLET CONDITION
Cet onglet permet de choisir les différentes conditions applicables au crédit
étudié. Notons que le tableau est pré-rempli d’avance (par les conditions
renseignées à la création du type de prêt), et seuls les utilisateurs habilités
peuvent changer ou augmenter les paramètres.
Il suffit de positionner le curseur dans le champ condition et de lancer la
recherche. Sélectionner ensuite dans le tableau les conditions qui
correspondent au dossier puis enregistrer les données.
ONGLET TABLEAU D’AMORT
CALCUL D'UN PLAN D'AMORTISSEMENT CONSTANT
22
GESTION SANS DIFFERE
Un plan d'amortissement constant est un plan dont les échéances sont
constantes. Le remboursement des intérêts décroît au cours du temps (en fait
tous les postes proportionnels) et l'amortissement croît (montant du capital
remboursé).
Pour un prêt avec un taux d'intérêt fixe, un taux global est calculé dès le
départ.
Pour chaque période, le taux global à partir duquel est déterminé le montant
de l'échéance constante est calculé.
Ensuite, pour chaque échéance sont calculés les différents postes (intérêts,
taxes).
Pour la 1ère échéance on se base sur le montant du capital emprunté auquel
on applique le taux, on calcule ensuite le montant d'amortissement en
soustrayant les montants des différents postes au montant d'échéance
constante calculé précédemment.
Puis pour chaque échéance, le montant d'amortissement est retiré au
montant du capital restant et les différents postes sont calculés sur cette
nouvelle base et ainsi de suite.
GESTION DU DIFFERE
La détection du différé se caractérise par le fait qu'entre la date de mise en
place et la date de première échéance, la différence est supérieure à une
période.
Est définie comme date de référence, la date de première échéance moins
une période.
23
La durée du différé est égale à la date de référence moins la date de mise en
place.
Exemple : la date de mise en place est au 15/03/2003, la date de première
échéance au 15/06/2003, le différé est de 2 mois dans le cas d'une périodicité
mensuelle mais il n'y a pas de différé pour une périodicité trimestrielle.
Ce différé peut être géré de différentes façons :
• Grâce au client de cette période (il ne paie rien pendant cette période
et rien n'est calculé).
• Le différé peut être capitalisé, des intérêts et autres postes
proportionnels
(Commissions) sont calculés et ce montant est cumulé au montant du prêt
initial pour un calcul de plan constant.
• Des échéances intercalaires peuvent être perçues sans perception de
capital.
Principe de calcul du différé capitalisé
La recherche du taux d'intérêt est identique à ce qui a été décrit ci-dessus.
Si le taux est fixe, le montant emprunté est multiplié par ce taux et la durée
du différé (en nombre de jours) divisée par 36000.
Le montant capitalisé est obtenu en faisant la somme de ces différents
montants
(Montant intérêt, commissions et taxes). Le calcul du plan est ensuite
identique au calcul décrit ci-dessus en prenant comme base non plus le
montant emprunté initial mais la somme de ce montant emprunté plus le
montant capitalisé.
24
Principe de calcul du différé avec échéances intercalaires
Le principe est de percevoir des échéances supplémentaires avant la date de
première échéance sans perception de capital.
On prend la date de première échéance comme date de base à laquelle on
retire une période, on obtient une date d'échéance (la date de référence), à
laquelle on retire une période et ainsi de suite jusqu'à la date de mise en
place.
Les postes intérêts et taxes proportionnelles de la première date d'échéance
intercalaire à la date de référence sont calculés en prenant comme base de
calcul le montant emprunté initial.
Pour chaque échéance, le taux d'intérêt applicable est le taux du prêt.
Le montant de l'échéance est obtenu, en ajoutant les différents montants
calculés.
Il n'y a pas de perception de capital donc à chaque échéance intercalaire on
calcule les différents montants en prenant comme base le montant emprunté
initial.
Si le nombre de jours réels est à non, on calcule avec Nbj = 30 et pour
chaque échéance intercalaire, le montant d'échéance est obtenu.
CALCUL D'UN PLAN D'AMORTISSEMENT DEGRESSIF
GESTION SANS DIFFERE
Un plan d'amortissement dégressif est un plan dont les échéances sont
constantes au niveau de l'amortissement. Les intérêts sont dégressifs ainsi
que les échéances. Le remboursement des intérêts décroît au cours du temps
(en fait tous les postes proportionnels) et l'amortissement reste identique à
chaque échéance (montant du capital remboursé).
25
Le calcul dans ce cas est plus simple qu'un plan constant car il est inutile de
calculer un taux global.
Le montant d'amortissement est d'abord calculé pour chaque échéance.
Pour cela, le montant emprunté initial est divisé par le nombre d'échéances.
La différence entre le montant emprunté et le montant obtenu, en faisant la
somme des montants d'amortissement par échéance, est reportée en plus ou
en moins sur la dernière échéance.
Exemple : montant emprunté 200000 sur 12 échéances, un montant
d'amortissement de
11667 est obtenu. Si on multiplie 16667 par 12, on obtient 200004, la
différence de 4 est soustraite à la dernière échéance qui aura un montant
d'amortissement de 11663.
Chaque poste proportionnel, intérêts et commissions sont calculés. Pour la
première échéance, le calcul se base sur le montant emprunté initial, puis
pour les échéances suivantes, le montant d'amortissement de l'échéance est
retiré à chaque fois.
Pour les frais, cela dépend du mode de perception :
• Si c'est à la mise en place, les frais seront à "0" sur chaque échéance.
• Si c'est à la première échéance, on ajoute le montant de frais global
sur la première, ce qui augmente le montant d'échéance défini au départ par
l'utilisateur du montant des frais.
• Si c'est réparti, le montant de frais est divisé par le nombre
d'échéances et on affecte ce montant calculé à chaque échéance en
augmentant le montant d'échéance défini au départ.
Chaque échéance est à calculée de la même manière sachant qu'on
retranche au montant emprunté le montant d'amortissement à percevoir sur
une échéance.
26
GESTION DU DIFFERE
(Cf calcul de plan constant)
Principe de calcul du différé capitalisé
Le montant capitalisé est calculé de la même façon que décrite dans le calcul
de plan constant.
Le montant d'amortissement constant pour chaque échéance est calculé sur
la base du montant emprunté initial plus le montant capitalisé.
Ainsi si on a un montant d'emprunt de 200.000 et un montant capitalisé de
1868, pour 12 échéances, on obtient 201.868 / 12 = 16822 de montant
d'amortissement à rembourser par échéance sauf la dernière qui est de
16826.
Principe de calcul du différé avec échéances intercalaires
Le calcul de l'échéance intercalaire est le même que celui décrit dans le calcul
de plan constant car à ce niveau on ne rembourse pas d'amortissement. Il n'y
a donc pas la notion de dégressif qui intervient.
Le tableau d’amortissement du concours est affiché grâce aux données
entrées précédemment.
ONGLET COMPTES
Vous saisissez dans cet onglet les comptes du dossier de prêt ouvert
préalablement.
ONGLET OBJET DU PRET
Secteur d’activité : vous devez préciser le secteur d’activité qui fait objet du
financement.
27
Motif de la demande du prêt : vous devez préciser dans ce champ ce qui
motive le client à solliciter un concours, selon les informations contenues
dans sa demande ou glanées lors de l’entretien.
Commentaires du gestionnaire : en quelques phrases, le gestionnaire donne
son avis sur le dossier en étude. Vous pouvez également saisir la décision du
comité de crédit.
Il est possible de joindre un document (fiche d’analyse, commentaire etc.) au
dossier en utilisant le bouton « joindredoc ».
ONGLET GARANTIE
Cet onglet vous permet de saisir les coordonnées des garanties proposées
par le client demandeur de crédit.
Cautions solidaires : saisissez le nom et prénom de la caution, le type de la
pièce d’identité et le numéro.
Nantissement : il s’agit ici d’enregistrer le nom et la référence de
l’immobilisation (physique ou non) donnée en garantie et son coût.
Hypothèque : saisissez le numéro du TF et la ville de localisation ainsi que la
valeur de l’immeuble.
A la fin de la saisie, vous avez le choix entre :
• Enregistrer le dossier.
• Saisir la décision (valider ou rejeter) le dossier si vous êtes habilité.
• Quitter sans enregistrer.
Le menu de droite vous donne la possibilité de modifier, dupliquer,
interroger et supprimer le dossier prêt. Vous devez d’abord cliquer sur le
bouton correspondant et entrer le code du dossier prêt.
28
Le système affiche les informations.
• Modification : toutes les données sont modifiables en dehors du
code et du type prêt (dossier non validé);
Nb : lorsque le dossier est validé seuls les numéros de compte sont
modifiables.
• Duplication : possibilité de modifier toutes les données ;
• Interrogation : consultation seule.
• Suppression
MISE EN PLACE PRET
Ce module permet de faire la mise en place du crédit en comptabilisant le
déblocage dans les différents comptes indiqués.
29
Saisir le code agence dans le cas d’une agence de regroupement ou si les
dossiers sont gérés au site central.
Dans le cas d’une base agence, le code de l’agence est affiché, la
modification est impossible.
Saisir le numéro du dossier dont le code état est "En cours d'étude" ou
"Validation par la banque" pour la demande de la décision client, en fonction
du paramétrage du prêt.
Les autres informations d'identification du dossier (devise, type, numéro de
convention) et les informations sur le client (numéro, compte, nom, prénom
et adresse) s'affichent.
Le bouton "Dossier" permet de consulter le détail du dossier.
Si le mode de déblocage est :
• Total : le montant total du prêt est débloqué.
• Partiel : un prêt peut avoir cinq déblocages partiels.
Validez pour confirmer l’opération ou abandonnez par le bouton « Quitter ».
30
SIMULATION D’UN TABLEAU D’AMORT
Ce module vous permet de simuler un tableau d’amortissement de prêt
indépendamment d’un dossier client.
Saisissez les coordonnées du prêt à simuler et validez.
31
REMBOURSEMENT ANTICIPE D’ECHEANCE
Ce module vous permet de déclencher le remboursement anticipé (avant
l’échéance) d’une ou plusieurs échéances d’un prêt.
Vous saisissez le code agence.
Vous saisissez le numéro du dossier.
Le système affiche la devise, code client et le compte.
Cocher la case Forcer débit pour faire un remboursement au débit du
compte courant (sans provision)
Cochez capital seul si vous ne souhaitez pas percevoir les intérêts et taxes sur
les échéances remboursées.
Saisissez le nombre d’échéance à rembourser par anticipation.
Cochez dans la colonne sélection les échéances à rembourser.
La colonne Etat nous renseigne sur la situation de chaque échéance :
• « O » : payé
• « I » : impayé
• « N » non payé
32
Le système affiche les frais et taxes s’ils sont paramétrés. Vous avez la
possibilité de les modifier dans la limite de votre autorisation de variation.
Validez l’opération par « Ok » ou abandonnez par la touche « Quitter ».
IMPAYE EN INSTANCE
Ce formulaire permet de déclencher le remboursement d’un ou plusieurs
échéances de prêt, du même dossier ou différent.
Saisir le code agence.
Sélectionner le type de prêts (pas obligatoire)
Sélectionner si nécessaire une plage de numéro de dossier.
La date comptable s’affiche par défaut. Elle peut être modifiée.
Cliquer sur le bouton « Recherche »
Le système affiche l’état des impayés en instance à la date saisie.
Colonne « Remboursée » : cocher une ou plusieurs cases pour rembourser la
ou les impayés sélectionnés.
Colonne « Forcée » : cocher au préalable la case de la colonne précédente,
avant de cocher celle-ci, si nécessaire.
33
Colonne « Capital seul » : cocher la case correspondante à cette colonne si
nécessaire, pour faire un remboursement sans les intérêts et taxes.
Valider enfin par le « Ok » pour déclencher effectivement le remboursement.
CONSULTATION D’UN TABLEAU D’AMORT
La consultation du tableau d’amortissement d’un prêt en cours vous permet
d’avoir, les informations sur l’état des échéances dudit prêt.
Vous saisissez le code agence.
Vous saisissez le numéro du dossier.
La devise du prêt s’affiche.
Le système affiche également les coordonnées du prêt :
• Type de prêt.
• Code client et intitulé.
• Compte et intitulé.
• Capital.
• Taux.
34
• Type d’amortissement.
• Le détail du tableau d’amortissement.
La colonne Etat nous renseigne sur la situation de chaque échéance :
• « O » : payé
• « I » : impayé
• « N » non payé
SAISIE DOSSIER DECOUVERT
Identifiant
Agence : saisie du code agence dans le cas d’une agence de regroupement
ou si les dossiers sont gérés au site central. Dans le cas d’une base agence, le
code de l’agence est affiché, la modification est impossible.
Devise : il s'agit du code devise. Il est possible de monter un dossier de prêt
en devise, ceci implique que les conditions soient ouvertes dans la devise à
utiliser.
35
Numéro du dossier : il s'agit du numéro de dossier. Pour la création d’un
nouveau dossier, il faut entrer un nouveau afin d’alimenter le numéro de
dossier. Pour la modification d’une étude en cours, dossier en état "En cours
d'étude", il faut saisir le numéro l’identifiant.
Dossier maître : il est possible de donner le numéro d’un dossier existant
pour indiquer un lien de ce dossier avec le dossier maître. Par exemple, suite
à une déchéance de terme sur un dossier, lors de la mise en place d’un
moratoire pour le remboursement de la créance du client, on peut indiquer
le dossier d’origine.
Saisir le montant du découvert la date début et la date fin.
ONGLET EMPRUNTEUR
Numéro : la saisie d’un code client n’est pas obligatoire, il est possible de
saisir une étude pour un "non-client" de la banque et obtenir une simulation
du prêt. Le code client peut être saisi lors du rappel du dossier pour
modification de l’étude. Si le code client est indiqué, la modification de celui-
ci devient impossible. L’utilisateur qui saisit le dossier doit être habilité à
intervenir sur le profil du client.
Lors de la saisie du numéro de client, des contrôles de désaccord sont
réalisés pour vérifier la situation du client.
Compte : il s’agit ici du compte principal du client (compte courant, compte
de chèque…).
36
Nombre de co-emprunteurs : minimum 1, correspondant à l’emprunteur
principal. Les co-emprunteurs correspondent à des clients de la banque ou
des tiers, ils interviennent sur le dossier dans le remboursement de
l’échéance. Les traitements, liés à la notion de "tiers payeur", utilisent ces
informations. Il est possible de définir un statut à chaque co-
emprunteurs/caution. Vous pouvez entrer les informations sur les co-
emprunteurs en cliquant sur le bouton.
Apport personnel : l’apport personnel est une promesse d’apport du client.
Cet apport personnel est versé en compte par le client et utilisé par la suite
dans les déblocages. L’apport personnel peut être saisi dans les cas suivants :
• Mode de déblocage par facture.
• Mode de déblocage sur avancement de travaux.
Dans le cas des déblocages sur facture, cela correspond à la part de la
facture payée par le client, le reste correspondant au financement par la
banque.
Dans la mesure où la banque se charge du règlement du fournisseur, la part
payée par le client doit être disponible à la banque pour le règlement.
Dans le cas de déblocage sur avancement de travaux, cet apport s’apparente
à un dépôt de garantie.
37
ONGLET OBJET DU PRET
Secteur d’activité : vous devez préciser le secteur d’activité qui fait objet du
financement.
Motif de la demande du prêt : vous devez préciser dans ce champ ce qui
motive le client à solliciter un concours, selon les informations contenues
dans sa demande ou glanées lors de l’entretien.
Commentaires du gestionnaire : en quelques phrases, le gestionnaire donne
son avis sur le dossier en étude. La décision du comité de crédit peut être
également consignée dans ce champ.
Il est possible de joindre un document (fiche d’analyse, commentaire etc…) au
dossier en utilisant le bouton « joindre doc ».
ONGLET GARANTIE
Cet onglet vous permet de saisir les coordonnées des garanties proposées
par le client demandeur de crédit.
Cautions solidaires : saisissez le nom et prénom de la caution, le type de la
pièce d’identité et le numéro.
Nantissement : il s’agit ici d’enregistrer le nom et la référence de
l’immobilisation (physique ou non) donnée en garantie et son coût.
Hypothèque : saisissez le numéro du TF et la ville de localisation ainsi que la
valeur de l’immeuble.
ONGLET CONDITION
Cet onglet permet de choisir les différentes conditions applicables au crédit
étudié. Notons que le tableau est pré-rempli d’avance (par les conditions
renseignées à la création du type de prêt), et seuls les utilisateurs habilités
38
peuvent changer ou augmenter les paramètres. Il suffit de positionner le
curseur dans le champ condition et de lancer la recherche. Sélectionner
ensuite dans le tableau les conditions qui correspondent au dossier puis
enregistrer les données.
A la fin de la saisie, vous avez le choix entre :
• Enregistrer le dossier.
• Saisir une décision (valider ou rejeter) si vous êtes habilité.
• Quitter sans enregistrer.
Le menu de droite vous donne la possibilité de modifier, dupliquer,
interroger et supprimer un dossier prêt. Vous devez d’abord cliquer sur le
bouton correspondant et entrer le code du dossier prêt.
Le système affiche les informations.
• Modification : toutes les données sont modifiables en dehors du
code et du type prêt (dossier non validé);
Nb : lorsque le dossier est validé seuls les numéros de compte sont
modifiables.
• Duplication : possibilité de modifier toutes les données ;
• Interrogation : consultation seule.
• Suppression
39
MISE EN PLACE DECOUVERT
Ce module vous permet de débloquer les découverts ayant fait l’objet d’une
étude de dossier (autorisé) ou non (ponctuel).
Présentation de l’écran de saisie :
Saisir le code agence dans le cas d’une agence de regroupement ou si les
dossiers sont gérés au site central.
Dans le cas d’une base agence, le code de l’agence est affiché, la
modification est impossible.
Saisir le code devise.
Saisir le type de découvert (autorisé, ponctuel).
Saisir le numéro du découvert. Ce numéro est généré automatiquement par
le système.
Saisir le compte du bénéficiaire et le solde s’affiche.
Saisir le numéro du dossier de prêt. Le bouton « dossier » vous permet de
consulter le détail du dossier.
40
Saisir le montant du découvert la date début et la date fin. Ces informations
sont pré-affichées en cas de découvert autorisé.
Chaque gestionnaire doit disposer des habilitations suffisantes pour mettre
en place un découvert. Le système envoie un message bloquant si le
montant entrée est supérieur au plafond du gestionnaire.
La date de valeur les frais et les taxes s’affichent. Vous pouvez les modifiés
dans la limite de votre autorisation de variation.
Saisissez si nécessaire le motif du découvert.
Validez par « Ok » pour créer le découvert ou abandonnez par la touche
«Quitter ».
HISTORIQUE DES DECOUVERTS
Le système vous donne la possibilité de consulter l’historique des découverts
d’un compte sur une période sélectionnée.
Présentation de l’écran de saisie :
41
Saisissez le code agence.
Saisissez le code devise.
Saisissez le numéro du compte.
Entrée la plage de période de recherche.
Validez par la touche « Ok » et le système affiche dans le tableau les
informations recherchées.
Quitter la consultation par le bouton « quitter »
42
GESTION DES REMISE CHEQUES
MENU III
43
Ce menu décrit la gestion et le traitement des remises chèques dans les EMF.
Dans le cas d’une remise de chèques à crédit immédiat (notamment dans le
cadre de la procédure dite "sauf bonne fin"), la remise doit être comptabilisée
dans un compte d’engagement "Chèque à crédit immédiat" en contrepartie
du crédit client.
Ce compte doit être « clientélisé » et il doit obligatoirement figurer sur l’état
des engagements.
Ces écritures doivent rester en compte jusqu’au sort des valeurs.
Dans le cas d’une remise de chèques à l’encaissement, la remise doit être
comptabilisée dans un compte de "Chèques à recouvrer" en contrepartie du
crédit du compte d’encaissement client ou général. Ces écritures doivent
rester en compte jusqu’au sort des valeurs et vont de pair, c’est à dire, qu’il
faut obligatoirement imputer le compte d’encaissement en même temps que
le compte de "Chèques à recouvrer".
Dans le cas d’un chèque inter agences, le compte de liaison n’est pas imputé
lors de l’envoi de la valeur mais au moment du paiement de la valeur dans
l’agence de l’émetteur et de la réception de l’avis de sort dans l’agence du
remettant. Cette opération est appelée "dénotage du compte de liaison".
Tout chèque à crédit immédiat impayé doit produire des écritures par
rapport au client remettant dans un compte d’impayé « clientélisé » si le
compte ordinaire du remettant ne présente pas la provision nécessaire pour
en assurer la couverture ou dans un compte général (chèques à crédit
44
immédiat non payées à présentation) dans le cas contraire. Ce compte
général peut toujours être imputé selon une option du paramètre COBAC.
Tout chèque impayé à l’encaissement doit produire des écritures dans
l’agence de remise sur un compte de "Valeurs non payées à présentation".
Les commissions et taxes générées par le traitement des valeurs impayées ne
peuvent être imputées sur le compte à vue du remettant ou de l’émetteur
que si le compte concerné dispose d’une provision suffisante pour couvrir
l’imputation. Dans les cas contraires, ces sommes sont inscrites dans un
compte d’impayé « clientélisé » ou général. Au cas où il est fait recours à un
compte général, l’établissement doit être en mesure d’éditer à tout moment
le détail des inscriptions concourant au solde en précisant sur quel client
porte chaque inscription.
45
CONFIGURATION COMPTES REMISE CHEQUE
Il faut au préalable configurer les différents comptes qui seront utilisés dans le
processus. Ces comptes sont impactés automatiquement en fonction de
chaque étape.
SAISIES DES REMISES CHEQUES
Cette transaction permet de constater le dépôt et l’entrée des chèques au
guichet.
46
Vous saisissez :
• le code agence.
• le code devise.
• le numéro de remise.
• le compte d’encaissement du client.
• Le code de la banque concerné.
• Le N° du chèque.
• Le montant.
• Le motif.
• Le compte « chèque en recouvrement ».
Validez la transaction à la fin de la saisie.
ENVOI DES CHEQUES EN COMPENSATION
Cette transaction consiste à envoyer les chèques en recouvrement
(compensation) via les partenaires bancaires.
Vous saisissez le code agence.
Vous saisissez le code banque de compensation.
47
Le système affiche les chèques en instance.
Vous avez la possibilité de sélectionner les chèques à envoyer en
compensation.
Vous pouvez supprimer un chèque de la liste des instances.
Validez la transaction par la touche « valider ».
SORTI DES CHEQUES (retour de la compensation)
Cette transaction consiste à constater le sort des chèques et, procéder aux
imputations comptables.
Vous saisissez le code agence.
Vous saisissez le code banque de compensation.
Le système affiche les chèques envoyés en compensations.
Saisissez le sort des chèques.
Validez l’opération.
Si le sort est payé, le système comptabilise la transaction et c’est la fin du
processus. Par contre si le sort est impayé, la remise reste encore dans la
comptabilité jusqu'à la sortie pour restitution ou la représentation.
48
SORTIE CHEQUE IMPAYE
Cette transaction permet de restituer les chèques impayés aux clients, en
prélevant les fais d’impayés.
Vous saisissez le code agence.
Vous saisissez le code banque de compensation.
Le système affiche les chèques impayés.
Sélectionner les chèques à sortir et validez.
ETAT DES REMISES CHEQUES
Ce menu permet d’avoir l’état des sorts des encaissements chèques dont les
statuts sont les suivants : Payé, Impayé, Envoyé en compensation ou tous les
chèques regroupant les 3 statuts précédemment cités.
Saisissez le code agence.
Saisissez le gestionnaire.
49
Saisissez la période de date à laquelle vous souhaiterez obtenir l’état.
Cliquez sur le bouton « Afficher » pour avoir les données.
Cliquez sur le bouton « Imprimer » si vous souhaitez avoir l’état sous format
PDF ou Excel.
Ensuite cliquez sur « Quitter »
50
TRAITEMENT DES VIREMENTS
MENU IV
51
Ce menu décrit toutes les transactions que vous pouvez effectuer sur les
virements.
• Les virements simples (immédiat, permanent, et différé).
• Les virements multiples (immédiat, permanent, différé).
Les virements immédiats sont gérés via la gestion des virements ponctuels.
Les virements permanents et différés sont gérés via la gestion des virements
permanents.
Les virements peuvent s'effectuer dans une même agence, pour d'autres
agences ou d'autres banques.
Le client à débiter est obligatoirement un client de l'agence.
52
LES VIREMENTS
Saisir le code de l'agence.
Saisir le type de virement.
Saisir le code de la devise.
Saisir le numéro du virement.
Sélectionner la domiciliation :
• Surplace.
• Hors place.
• Banque.
Saisir le code agence du compte à débiter.
Saisir le compte du client à débiter.
Consulter les mandataires du compte en cliquant sur le bouton.
53
Cocher la case « Provision Insuffisante » pour permettre au système de
débiter le compte si le solde du compte est inférieur au montant à virer.
Saisir le code agence du compte à créditer.
Saisir le compte à créditer : Possibilité de saisir un compte interne en fonction
du type de virement.
Saisissez les informations sur le bénéficiaire si nécessaire (obligatoire quand il
s’agit d’un virement Banque pour le compte d’un tiers).
Le système affiche les dates de valeur.
Un contrôle est effectué sur les comptes et envoi des désaccords s’il y en a
(compte sur opposition, clôturé, nanti…).
Virement même client : Lorsqu'il s'agit d'un virement effectué par un client à
son profit sur un compte domicilié dans une autre agence.
Frais au bénéficiaire : Si cette zone est cochée, les frais correspondant à la
transaction du virement sont supportés par le bénéficiaire. A ce titre, il y a lieu
de saisir le montant des frais et commissions correspondants.
Compte de frais : possibilité de saisir un compte interne en fonction du type
de virement. Par défaut, ce compte est le même que le compte principal à
débiter. S’il est différent du compte à débiter, il doit appartenir au même
client et doit être dans la devise nationale.
Saisir le montant du virement.
Saisir le nombre d’échéance de virement.
54
Date d’exécution : c’est la date d’envoi (différé), ou de la première échéance
(permanent).
Les frais et taxes et la date de valeur s’affichent.
Vous pouvez modifier les frais / les commissions et la date de valeur selon les
variations autorisées et votre niveau de forçage en cliquant sur le bouton
condition).
Le système affiche :
• Le net à débiter sur le compte principal.
• Le net à débiter sur le compte de frais.
• Le net à créditer.
Validez par le bouton « Ok »ou abandonnez par « Quitter ».
MODIFICATION D’UN VIREMENT
Cliquer sur le bouton modification du menu de droite.
Saisir le code agence.
Saisir le type de virement.
Saisir le numéro du virement à modifier.
Le système affiche les informations du virement.
Vous pouvez les modifiées à l’exception du compte à débiter.
Virement différé et permanent :
Si les virements ont été émis dans la journée, vous pouvez modifier toutes les
informations.
55
Sinon, vous ne pouvez modifier que les informations relatives aux échéances
pour les virements permanents, et la date de virement pour les virements
différés.
Après confirmation, un bordereau est édité.
Les bordereaux édités sont identiques à ceux édités lors de la saisie du
virement.
Validez par « Ok » ou abandonnez par le bouton « Quitter ».
INTERROGATION D’UN VIREMENT
Cliquez sur le bouton interrogation du menu de droite.
Saisir le code agence.
Saisir le type de virement.
Saisir le numéro du virement à consulter.
Le système affiche les informations du virement.
SUPPRESSION D’UN VIREMENT
Cliquez sur le bouton suppression du menu de droite.
Saisir le code agence.
Saisir le type de virement.
Saisir le numéro du virement à supprimer.
Le système affiche les informations du virement.
56
Vous pouvez supprimer tous les virements différés ou permanents à
condition qu'il n'y ait eu aucun déclenchement, c'est à dire une échéance de
virement en cours.
Cliquez sur le bouton « Ok » pour valider la suppression, ou abandonnez par
« Quitter ».
LES VIREMENTS MULTIPLES
Saisir le code de l'agence.
Saisir le type de virement.
Saisir le code de la devise.
Saisir le numéro du virement.
Sélectionner la domiciliation :
57
• Surplace.
• Hors place.
• Banque.
Saisir le code agence du compte à débiter.
Saisir le compte du client à débiter.
Consulter les mandataires du compte en cliquant sur le bouton.
Un contrôle est effectué sur les comptes et envoi des désaccords s’il y en a
(compte sur opposition, clôturé, nanti…).
Virement même client : Lorsqu'il s'agit d'un virement effectué par un client à
son profit sur un compte domicilié dans une autre agence.
Frais au bénéficiaire : Si cette zone est cochée, les frais correspondant à la
transaction du virement sont supportés par le bénéficiaire. A ce titre, il y a lieu
de saisir le montant des frais et commissions correspondants.
Saisir le montant du virement.
Nombre de virement : le compte à créditer.
Saisir le nombre d’échéance s’il s’agit d’un virement permanent.
Précisez la périodicité s’il s’agit d’un virement permanent.
Le système affiche la date valeur.
Date d’exécution : c’est la date d’envoi pour les virements différés, ou de la
première échéance pour les virements permanents.
Saisissez le détail des comptes à créditer en cliquant sur le bouton « Compte
à créditer ». le fenetre suivante s’affiche
58
Saisissez les comptes à créditer, ensuite clique sur le bouton « Add » pour
insérer les comptes au fur et à mesure.
Vous avez la possibilité aussi d’importer un fichier Excel en cliquant sur le
bouton « Choisir un fichier » ensuite sur « traitement » pour exécuter les
taches.
Les frais et taxes et la date de valeur s’affichent.
Vous pouvez modifier les frais / les commissions et la date de valeur selon les
variations autorisées et votre niveau de forçage en cliquant sur le bouton
condition).
Le système affiche le montant total du virement et le net à débiter.
Validez la saisie des comptes à créditer par la touche entrée.
Le système imprime un bordereau après confirmation de la transaction.
MODIFICATION D’UN VIREMENT
Cliquer sur le bouton modification du menu de droite.
59
Saisir le code agence.
Saisir le type de virement.
Choisissez la domiciliation.
Saisir le numéro du virement à modifier.
Le système affiche les informations du virement.
Vous pouvez les modifiées à l’exception du compte à débiter.
Virement différé et permanent :
Si les virements ont été émis dans la journée, vous pouvez modifier toutes les
informations.
Sinon, vous ne pouvez modifier que les informations relatives aux échéances
pour les virements permanents, et la date de virement pour les virements
différés.
Après confirmation, un bordereau est édité.
Les bordereaux édités sont identiques à ceux édités lors de la saisie du
virement.
Validez par « Ok » ou abandonnez par le bouton « Quitter ».
INTERROGATION D’UN VIREMENT
Cliquez sur le bouton interrogation du menu de droite.
Saisir le code agence.
Saisir le type de virement.
Choisissez la domiciliation.
60
Saisir le numéro du virement à consulter.
Le système affiche les informations du virement.
SUPPRESSION D’UN VIREMENT
Cliquez sur le bouton suppression du menu de droite.
Saisir le code agence.
Saisir le type de virement.
Choisissez la domiciliation.
Saisir le numéro du virement à supprimer.
Le système affiche les informations du virement.
Vous pouvez supprimer tous les virements différés ou permanents à
condition qu'il n'y ait eu aucun déclenchement, c'est à dire une échéance de
virement en cours.
Cliquez sur le bouton « Ok » pour valider la suppression, ou abandonnez par
« Quitter ».
61
CONSULTATION DES VIREMENTS
Cette transaction permet de consulter les virements existants dans le système.
Présentation de l’écran de saisie :
Vous saisissez :
• Le code agence.
• Le type de virement.
• L’état du virement (encours, échus, tous).
Vous pouvez limiter l’étendu des données en entrant, soit une plage de
numéro de virement, soit une plage de date de saisie. Le cas échéant le
système affichera tous les données.
Le système affiche la liste des virements répondant aux données entrées.
Sélectionnez un virement à modifier à l’aide du curseur ou des touches de
défilement.
Double cliquez sur la ligne sélectionnée.
62
L’écran de saisie des virements s’affiche et vous pouvez procéder aux
modifications.
Validez et confirmez la transaction.
CONSULTATION DES VIREMENTS MULTIPLES
Présentation de l’écran de saisie :
Vous saisissez :
• Le code agence.
• Le type de virement.
• L’état du virement (encours, échus, tous).
Vous pouvez limiter l’étendu des données en entrant, soit une plage de
numéro de virement, soit une plage de date de saisie. Le cas échéant le
système affichera tous les données.
Le système affiche la liste des virements répondant aux données entrées.
63
Sélectionnez un virement à modifier à l’aide du curseur ou des touches de
défilement.
Double cliquez sur la ligne sélectionnée.
L’écran de saisie des virements s’affiche et vous pouvez procéder aux
modifications.
Pour avoir le détail d’un virement, sélectionnez la ligne correspondante et
cliquez sur le bouton détail au bas de l’écran à gauche.
64
SAISIE DES OPERATIONS DIVERSES
MENU V
65
Ce menu de l'application CloudBank, vous permet de saisir les opérations
qui ne font pas l’objet d’un traitement automatique.
Une saisie d'opération diverse consiste à saisir un ensemble d'écritures
comptables formant un lot équilibré (c'est-à-dire dont le total créditeur est
égal - en valeur absolue - au total débiteur).
66
SAISIE PIECE COMPTABLE
Devise : l’opération diverse est une opération mono-devise. Si vous souhaitez
gérer des lots faisant intervenir la devise nationale et une autre devise, vous
devrez saisir deux lots, un avec une contre-valeur et l’autre avec une situation
de change.
Vous saisissez le code agence, si vous êtes au Site Central, le code de votre
agence est pré affiché dans la zone Agence. Il est modifiable si toutes les
agences sont autorisées et doit être différent du code agence du Site.
Le système affiche le numéro de la pièce comptable automatiquement.
La date comptable est également affichée à la date du jour. Il est possible de
saisir une date comptable inférieure à la date du jour.
67
Total débit : pendant la saisie d’une pièce comptable, ce solde augmente au
fur et à mesure qu’une écriture est entrée en débit.
Total crédit : le montant de contrepartie augmente également pendant la
saisie.
Différence : ce champ affiche la différence entre le solde débit et crédit. Elle
doit être nulle à la fin de la saisie de la pièce comptable, preuve qu’elle est
équilibrée.
Si la différence n’est pas nulle, vous ne pouvez valider la pièce.
Saisissez le compte à débiter.
Le système affiche l’intitulé et le solde du compte.
Saisissez le montant et le libellé de l’opération.
Validez la saisie par la touche « Entrée » ou le bouton « Ajouter » et l’écriture
se positionne dans le tableau.
Saisissez le compte à créditer.
Le système affiche l’intitulé et le solde du compte.
Saisissez le montant et le libellé de l’opération.
Validez la saisie par la touche « Entrée » ou le bouton « Ajouter »et l’écriture
se positionne dans le tableau.
Le système affiche la date de valeur de chaque écriture. Vous pouvez la
modifier selon votre niveau d’autorisation.
68
Pour effacer ou modifier une ligne d’écriture enregistrée, sélectionner ladite
ligne dans le tableau et cliquez sur le bouton correspondant (Supprimer ou
Modifier).
Un contrôle de désaccord est fait sur tous les comptes au moment de la
validation. Si un seul compte à un désaccord le système affiche un message
bloquant.
Ce menu vous permet donc de saisir des écritures comptables sous forme de
lots équilibrés.
La validation de ces lots est réservée aux utilisateurs possédant un niveau de
forçage suffisant. En effet, un lot saisi par un utilisateur non habilité est mis en
attente et doit être validé par un utilisateur habilité.
A la fin de la saisie vous pouvez :
• Sauvegarder la pièce : pas d’imputation dans les comptes saisies.
• Valider la pièce : si vous avez les habilitations nécessaires.
• Imprimer la pièce : si vous avez les habilitations nécessaires.
• Quitter : abandonnée la saisie.
Remarque : Vous devez avoir un niveau de forçage suffisant pour pouvoir
valider les lots (pièces) en attente.
Le bouton « Provision » permet de forcer le débit du compte et vous devez
avoir le niveau de forçage suffisant.
69
Le bouton « Choisir un fichier » permet d’importer un fichier sous format
Excel et le Bouton « traitement » d’effectuer le chargement des données dans
la grille du formulaire
avec comme colonnes clés (le numéro de compte, l’intitule, le libelle de
l’opération, le montant débit, le montant crédit, la provision avec 0 non
forçage et 1 forçage débit du compte)
Vous devez saisir le numéro de la pièce.
Les écritures saisies sont affichées dans l'écran.
Vous pouvez modifier chacune de ces caractéristiques.
Vous validez la saisie en cliquant sur "Valider" et confirmer dans la fenêtre de
confirmation.
70
CONSULTATION PIECE OD
Cette opération consiste à afficher l’historique d’une pièce comptable saisie.
Vous saisissez le code agence, si vous êtes au Site Central, le code de votre
agence est pré affiché dans la zone Agence. Il est modifiable si toutes les
agences sont autorisées et doit être différent du code agence du Site.
Saisir le numéro de la pièce comptable.
La date comptable s’affiche.
Le système affiche le détail du lot (pièce) comptable.
Quitter ou imprimer la pièce comptable.
71
JOURNAL DES OD
Cette opération consiste à afficher ou imprimer l’état des toutes les
opérations diverses (saisie manuellement ou passées par le système) passées
dans une unité.
Vous saisissez le code agence, si vous êtes au Site Central, le code de votre
agence est pré affiché dans la zone Agence. Il est modifiable si toutes les
agences sont autorisées et doit être différent du code agence du Site.
Saisir la plage de date comptable nécessaire.
Validez par le bouton « ok » et le système affiche le résultat dans un tableau.
Quitter ou imprimer le journal.
72
SAISIE DES TRANSACTIONS BANALISEES
La transaction banalisée permet à la banque de gérer des transactions non
répertoriées dans CloudBank.
Chaque type de transaction banalisée est identifié par un code opération.
A la différence des saisies d'opérations diverses, on a la possibilité d’associer
des conditions, frais ou commissions par type de transaction banalisée.
Pour des raisons de sécurité, il est possible de pré-renseigner les comptes à
imputer au débit et au crédit.
On peut effectuer des transactions en devise, avec un des deux comptes
obligatoirement dans la devise de la transaction.
Aucun arbitrage n’est possible, les comptes ne peuvent être que dans la
devise nationale ou dans la devise de la transaction.
Ce programme vous permet de saisir les transactions banalisées.
La saisie des transactions banalisées est possible même s'il existe des
évènements de front office en attente pour le compte concernée par la
transaction banalisée.
Dans le cas d'un lancement automatique du programme (gestion Back
Office), si le code opération passé en argument est renseigné, l'ouverture du
programme de saisie des transactions banalisées se fait avec le pré-affichage
par défaut de la nature liée à cette opération.
Présentation de l’écran :
73
Saisissez le code agence.
Saisissez le code de la transaction: dans le cas d'une recherche sur la zone
"code de transaction", en complément de la lecture des codes opérations
paramétrés, il est vérifié également que ces codes opérations sont autorisés
pour l'utilisateur ou le profil. Uniquement les opérations autorisées sont
affichées.
De même, après la saisie d'un code opération (dans cette même zone), il faut
vérifier que ce code est bien paramétré et que l'utilisateur est bien habilité à
saisir des transactions banalisées sur ce code. Si l'utilisateur n'est pas habilité,
le message "Type non autorisé" est affiché.
Le système affiche la devise de la transaction.
Saisissez la date comptable. Elle ne doit pas être inférieure ou égale à la
dernière date d’arrêté comptable.
Saisissez le numéro de compte, sur lequel porte la transaction. Le compte au
crédit peut être le même que celui au débit pour les transactions banalisées.
Si le compte à débiter est renseigné, celui-ci est pré affiché dans le groupe
"Compte à débiter".
Si la saisie du compte à débiter n'est pas autorisée, le compte à débiter doit
obligatoirement être renseigné dans la nomenclature, sinon un message
d’erreur s’affichera. Si le compte est renseigné, tous les contrôles nécessaires
seront faits sur ce compte et il restera inaccessible.
74
Si l'agence du compte de contrepartie est renseignée, elle sera pré affichée
dans le champ "Agence" du compte à créditer.
Si l'agence du compte de contrepartie est renseignée et que le compte de
contrepartie n'est pas modifiable, alors l'agence n'est pas modifiable.
Saisissez le montant de l’opération.
La date de valeur, le taux de change, le libellé et les différentes commissions
et taxes s'affichent.
Vous pouvez modifier la date de valeur, les commissions et libellé si vous
avez le niveau de forçage nécessaire.
Le net à débiter et le net à créditer s’affichent.
A la suite de la validation un bordereau est édité.
75
GESTION DES DAT
MENU V
76
Ce menu de l'application CloudBank vous permet de gérer les dépôts à
terme de vos clients.
Un dépôt à terme est une somme bloquée dans un compte spécialement
ouvert à cet effet, jusqu'à l'expiration du délai fixé lors du dépôt. La
rémunération est librement négociée entre le déposant et la banque.
Ce menu vous propose les outils suivants :
• Saisie des dépôts à terme.
• Consultation des dépôts à terme.
• Tombée anticipée d’un dépôt à terme.
• Renouvellement d’un dépôt à terme.
• Opposition sur un dépôt à terme.
77
CONFIGURATION COMPTE DAT
Ce menu permet de configurer les comptes DAT qui feront partie du
processus de la saisie DAT et du processus de comptabilisation des intérêts
dans un compte d’attente.
Saisissez le code de l’agence
Saisissez la devise
Saisissez le code du client
Saisissez le type de DAT
Cochez le type d’intérêts calculés (précomptés ou postcomptés)
SAISIE D'UN DAT
Ce menu vous permet de saisir les dépôts à terme.
Vous avez la possibilité de saisir des dépôts à terme nantis, et de les utiliser
comme garantie.
78
Saisir l’Agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone Agence.
Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être différent du
code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type du dépôt.
Saisir le numéro de DAT.
Saisir le compte à débiter du client : Celui-ci est débité du montant du dépôt.
• Ce compte ne doit pas être un compte de dépôt.
• Il doit être en devise nationale ou dans la devise du dépôt.
• Le client doit avoir au moins un compte de dépôt dans la devise
saisie et pour le type de dépôt traité.
79
Le compte choisi s'affiche dans la zone compte de dépôt.
Vous pouvez modifier ce compte. Il doit être en devise de transaction et
appartenir au même client que le compte courant.
Spécifier si la date d'effet est postérieure à la date d'exécution en cochant.
Spécifier si le dépôt est nanti en cochant.
Les boutons "Mandataire" et "Porteur" permettent d'utiliser une procuration
lors de la saisie du dossier et de saisir les informations sur le porteur.
Saisir le montant du dépôt.
Le taux s'affiche.
Vous pouvez le modifier selon votre niveau de forçage et les variations
autorisées.
Le "Taux final" s'affiche.
La date d’effet s'affiche.
La "Date d’effet" est pré affichée à partir de la date comptable. Cette date est
modifiable uniquement si l’utilisateur a les droits suffisants.
Saisir la date d'échéance (elle doit être comprise entre le minimum et le
maximum autorisés).
Si le type du DAT saisi est à durée fixe, la date d'échéance est pré-affichée et
non modifiable.
Sélectionner le type de renouvellement :
80
• Automatique.
• Manuel.
• Aucun.
Spécifier si les intérêts sont précomptés en cochant. Si vous cochez cela
signifie que tous les intérêts sont versés à la date de valeur (jusqu'à un
nombre maximum de jours paramétré), sinon les intérêts sont versés aux
dates anniversaires.
N.B. : un DAT nanti ne peut pas avoir d'intérêts précomptés.
Si vous avez décoché, sélectionner la périodicité de versement des intérêts :
• Annuels.
• Semestriels.
• Trimestriels.
• Mensuels.
• A l'échéance.
La périodicité saisie doit être compatible avec le terme et la durée du dépôt
(vous ne pouvez pas saisir une périodicité annuelle pour un dépôt de moins
d'un an).
Sinon, le système affiche la valeur "à l'échéance" non modifiable dans la zone
périodicité.
Capitalisation sur le compte de dépôt :
• Cocher pour capitaliser les intérêts sur le compte de dépôt.
• Décocher pour verser les intérêts sur le compte courant.
81
Conservation du taux : Permet de conserver le taux d'intérêt initial au
renouvellement du DAT.
A la fin de la saisie du dépôt, le système attend votre confirmation.
• Valider et le dépôt est pris en compte.
• Abandonner.
La saisie d'un dépôt à terme, lorsqu'elle est validée, met à jour le solde
indicatif du compte de dépôt.
MODIFICATION D’UN DAT
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le numéro du dépôt : ce dépôt doit être en cours.
Les caractéristiques du dépôt s'affichent.
Si le dépôt est nanti sans garantie :
Vous pouvez décocher la case "Nanti" et spécifier une date d'échéance
inférieure au maximum paramétré.
82
Si le D.A.T. est nanti et adossé à une garantie :
Le dénantissement est impossible.
Si le dépôt n'est pas nanti, vous pouvez modifier la date d'échéance du
dépôt.
La date d'échéance du dépôt doit être :
• Supérieure ou égale à la date d’effet du D.A.T.
• Supérieure ou égale à la date de dernier calcul ou versement des intérêts.
• Supérieure ou égale à l'ancienne date d'échéance.
• Postérieure à la date d'échéance de l'avance (dans le cas de l'existence
d'une avance sur DAT).
Si le DAT est à durée fixe, la date d'échéance n'est pas modifiable.
Dans le cas où le DAT est nanti et déjà lié à une garantie, vous ne pouvez pas
modifier ce DAT. Le message "Modification impossible" s'affiche et vous
retournez en saisie du numéro de DAT.
Le solde indicatif du compte de dépôt est mis a jour lors d'une suppression
d'un dépôt à terme lorsque celle-ci survient le jour de sa saisie.
Il est possible de consulter les normes IAS appliqué au dépôt à terme
sélectionné et les coûts marginaux si ceux-ci ont été saisis.
La suppression d'un DAT dont la mise en place a été effectuée avec une date
d'effet postérieure est impossible.
83
INTERROGATION D’UN DAT
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Les caractéristiques du dépôt s'affichent.
Quittez l’écran après la consultation.
SUPPRESSION D’UN DAT
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le numéro du dépôt : ce dépôt a dû être saisi et validé dans la journée.
Les caractéristiques du dépôt s'affichent.
Cliquer sur le bouton "Ok" pour supprimer le dépôt à terme sélectionné.
La fenêtre de confirmation de suppression apparaît :
84
REMBOURSEMENT ANTICIPEE D’UN DAT
Saisir le code de l’agence
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le numéro de DAT. Ce dépôt à terme ne doit pas être en opposition, ni
être nanti.
Le système affiche les informations concernant le dépôt à terme.
Saisir la nouvelle date d'échéance (elle doit être inférieure à la date
d'échéance initiale et supérieure à la date du jour).
Si le DAT est à durée fixe, la date d'échéance n'est pas modifiable.
85
Si la date d'échéance saisie est la date du jour, les évènements de tombée,
ainsi que ceux d'intérêts et de pénalités associés, sont générés au sein de la
transaction.
Les soldes indicatifs des comptes concernés y sont mis à jour en temps réel si
la date d'échéance saisie est la date du jour.
Lorsqu'un DAT fait l'objet d'une tombée anticipée, il est possible d'appliquer
des pénalités de tombée de la façon suivante :
((Montant du DAT X (taux de pénalité résiduel (%) - taux de DAT (%) X
(Nombre de jours entre la tombée e la date d'échéance prévue))/360.
Le calcul de la pénalité se fait désormais en prenant la différence entre le taux
de pénalité et le taux contractuel en valeur absolue.
Le système attend votre confirmation en affichant la fenêtre suivante :
Vous pouvez alors cliquer sur :
• Validation : la tombée anticipée est prise en compte.
• Abandon : la tombée anticipée est abandonnée.
Suite à la confirmation vous pouvez éditer un bordereau.
RENOUVELLEMENT D’UN DEPOT A TERME
Ce menu vous permet de renouveler un dépôt à terme ou d'annuler un
renouvellement.
86
Présentation de l'écran de saisie :
Saisir le code de l’agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le numéro de DAT à renouveler. Ce DAT :
• Doit être échu.
• Ne doit pas être en opposition.
Le système affiche :
• La devise et son libellé.
• Le type et son libellé.
• Le compte, le nom du client, l'intitulé du compte.
• Le compte de dépôt et l'intitulé du compte de dépôt.
• Le nantissement.
• La date d'exécution.
La zone de saisie de la date d'effet postérieure s'affiche et génère
l'évènement à la date d'exécution.
Saisir la date d’effet.
Si vous avez un niveau de forçage suffisant, vous pouvez la modifier dans les
limites des variations autorisées.
Saisir la date d'échéance (pré-affichée).
87
Si le DAT est à durée fixe, la date d'échéance n'est pas modifiable.
Saisir le montant du dépôt (pré-affiché).
Le bouton "Porteur" permet de consulter les informations du porteur qui ont
pu être renseigné lors de la saisie d'un dossier de DAT.
Le système attend votre confirmation en affichant la fenêtre suivante :
Vous avez alors plusieurs possibilités, selon l'existence ou non de désaccords
:
Aucun désaccord ne s'affiche à l'écran :
• Validation : le dépôt est pris en compte.
• Abandon : le dépôt est abandonné.
88
OPPOSITION D’UN DEPOT A TERME
Ce menu vous permet de mettre en opposition un dépôt à terme ou de lever
une opposition.
Présentation de l'écran de saisie :
Sélectionner le traitement de l'opposition vous avez le choix entre :
• Mise en opposition.
• Levée d'opposition.
Saisir le code Agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type du DAT.
Saisir le numéro du DAT.
89
La devise et le montant du DAT s’affichent.
Le compte de dépôt s’affiche.
Renseigner le Compte à débiter (montant des frais et taxes) avec le Numéro
et l'Intitulé.
Saisir le motif de l’opposition.
Saisir une date de valeur. Elle est modifiable en fonction de vos habilitations.
Le système affiche les Frais d'opposition.
Vous pouvez modifier les frais d’opposition si vous y êtes autorisé.
Après la Validation, le système attend votre confirmation en affichant la
fenêtre suivante :
AVANCE SUR DEPOT A TERME
Cette transaction permet de gérer des avances sur dépôt à terme sans
diminuer le montant initial du dépôt en ouvrant un compte d’avance sur
D.A.T.
Présentation de l'écran de saisie :
90
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type de DAT.
Saisir le numéro de dépôt. Ce dépôt doit être en cours et ne doit pas être
adossé à une garantie.
Les informations concernant le dépôt s'affichent.
Saisir le montant de l’avance. Cette valeur est saisie dans la devise du D.A.T.
Elle doit être :
• Supérieure à 0.
• Inférieure au montant du D.A.T.
• Inférieure au maximum autorisé.
• Inférieure à la différence entre le montant du D.A.T. et le montant
des avances en cours.
Possibilité de saisir une avance sur un DAT partiellement nanti, dans la limite
du montant non utilisé par les garanties et avances déjà saisies.
La date de valeur du compte d’avance est calculée et affichée.
Si vous avez un niveau de forçage suffisant, vous pouvez la modifier dans les
limites des variations autorisées.
91
Le système pré-affiche la date d’échéance à partir de la date d’échéance du
D.A.T.
Vous pouvez la modifier. Elle doit être :
• Strictement supérieure à la date du jour.
• Antérieure à la date d’échéance du D.A.T.
Il faut maintenant saisir le compte d’avance.
Vous avez la possibilité de sélectionner le compte à utiliser si le client dispose
de plus d’un compte.
Vous pouvez modifier ce compte. Il doit :
• Appartenir au client.
• Etre dans la même devise que le compte à débiter.
• Etre différent du compte à débiter et du compte de dépôt.
• Avoir un solde égal à 0 (il est donc obligatoire d’avoir un compte
d’avance différent par avance).
Saisir le taux d’intérêt de l’avance (intérêt débiteur).
Le système pré-affiche la périodicité à partir de la périodicité de perception
des intérêts du D.A.T.
Cette périodicité correspond à la périodicité de perception des intérêts
débiteurs calculés sur le compte d’avance. Le système contrôle la cohérence
en fonction de la date de valeur sur le compte d’avance et la date
d’échéance de l’avance.
Les frais de mise en place de l’avance s’affichent. Vous pouvez les modifier.
Valider la transaction.
Suite à la confirmation, un bordereau est édité.
92
MODIFICATION D’UNE AVANCE
Cette transaction vous permet de modifier la date d’échéance d’une avance.
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit
être différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type de DAT.
Saisir le numéro de dépôt. Ce dépôt doit être en cours.
Les informations concernant le dépôt à terme sont affichées.
Saisir le numéro d’avance. Cette avance doit être en cours.
Les informations concernant l’avance sont affichées.
Vous pouvez modifier la date d’échéance. Elle doit être :
• Postérieure ou égale à la date de dernier versement d’intérêts.
• Postérieure ou égale à la date du jour.
• Antérieure à la date d’échéance du D.A.T.
Valider la transaction.
Suite à la confirmation, un bordereau est édité.
93
INTERROGATION D’UNE AVANCE
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit
être différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type DAT.
Saisir le numéro de dépôt. Ce dépôt doit être en cours.
Les informations concernant le dépôt à terme sont affichées.
Saisir le numéro d’avance. Cette avance doit être en cours.
Les informations concernant l’avance sont affichées.
Quittez l’écran après la consultation.
LEVEE D’UNE AVANC E
Cette transaction vous permet de :
• Supprimer une avance si celle-ci a été saisie dans la journée et non
encore comptabilisée.
• De lever une avance si celle-ci est en cours.
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
94
Saisir le type DAT.
Saisir le numéro de dépôt. Ce dépôt doit être en cours.
Les informations concernant le dépôt à terme sont affichées.
Saisir le numéro d’avance. Cette avance doit être en cours.
Les informations concernant l’avance sont affichées.
La date de valeur du compte d’avance est calculée et affichée.
Si vous avez un niveau de forçage suffisant, vous pouvez la modifier dans les
limites des variations autorisées.
Valider la transaction.
Suite à la confirmation, un bordereau est édité.
95
GESTION DES BONS DE CAISSE
MENU VI
96
Ce menu de l'application CloudBank vous permet de gérer les bons de
caisse.
Un bon de caisse est une somme bloquée dans un compte spécialement
ouvert à cet effet, jusqu'à l'expiration du délai fixé lors de la mise en place du
bon de caisse. La rémunération est librement négociée entre le déposant et
la banque.
Ce menu propose les outils suivants :
• Saisie des bons de caisse.
• Consultation des bons de caisse.
• Edition des bons de caisses saisis.
• Edition des bons de caisse en cours.
• Etat des bons de caisse échus.
97
SAISIE D'UN BON DE CAISSE
Ce menu vous permet de saisir les bons de caisse.
Un certain nombre de zones peuvent être pré-affichées. Elles sont
modifiables ou non.
Agence : saisissez le code agence. Le libellé de l'agence s'affiche.
Souscription : saisissez le numéro de souscription.
Saisissez la devise utilisée.
Saisissez le type du bon de caisse.
La saisie du numéro de compte à débiter est obligatoire. Il faut utiliser un
compte d’attente si le client n’est pas titulaire d’un compte dans vos livres
(dans ce cas le versement est fait au préalable dans ledit compte).
Si le compte est saisi, le nom du client et l'intitulé du compte s'affichent. Ce
compte doit être en devise nationale ou dans la devise du bon de caisse.
98
Le programme pré-affiche le numéro de compte à créditer avec le numéro
du compte à débiter. Vous pouvez modifier ce numéro de compte. Ce
compte doit être en devise nationale ou dans la devise du bon de caisse.
Saisissez le compte devant recevoir les intérêts.
Montant souscrit : vous saisissez le montant du bon de caisse. Le programme
contrôle ce montant par rapport à un plafond maximum autorisé.
Taux d'intérêts : le programme pré-affiche le taux. Vous pouvez le modifier
dans la limite des variations autorisées pour votre niveau de forçage.
Date d'exécution : le programme pré-affiche la date comptable. Vous pouvez
la modifier.
Il est possible de saisir une date d'exécution antérieure à la date comptable et
la date d'effet est calculée suivant la date d'exécution et non pas en fonction
la date comptable.
Date d'échéance : le système effectue un contrôle sur cette date.
Lors de la saisie d'un bon de caisse, en devise nationale ou étrangère, la date
d'échéance est pré-affichée, et par conséquent non modifiable.
Si la date d'échéance normale du bon de caisse correspond à un jour férié, le
système affiche une date d'échéance ouvrée.
Date d'effet : le programme calcule et affiche la date de valeur. Vous pouvez
la modifier dans la limite des variations autorisées pour votre niveau de
forçage.
99
Bon de caisse nanti ou pas : cochez la case.
Nominatif ou pas : cochez la case.
Nom du porteur : si le bon de caisse est nominatif, la saisie du nom du
porteur est obligatoire.
Le programme pré-affiche le nom du client à débiter en fonction du compte
à débiter, si vous avez saisi un compte. Vous pouvez modifier le nom.
Pour les bons de caisse anonymes, le compte à débiter n'est pas saisi. Le
montant du bon de caisse est prélevé, sur un compte d‘attente sur lequel le
versement aura été fait au préalable.
Destination :
• Remis au client
• Conservé en agence
• En dépôt pour nantissement
Intérêts précomptés : cochez la case ou non. Si le bon de caisse est nanti, les
intérêts ne peuvent pas être précomptés (décochée).
Capitalisation des intérêts : cocher la case ou pas, dans le cas où les intérêts
ne sont pas précomptés.
Périodicité
• Mensuelle
• Trimestrielle
• Semestrielle
100
• Annuelle
• Echéance (si les intérêts sont précomptés (case cochée), la périodicité
est automatiquement à "Echéance", et vous ne pouvez pas capitaliser les
intérêts (décochée)).
Avance des intérêts autorisée :
Cette case à cocher permet de savoir si l'avance du montant des intérêts est
autorisée
L'avance des intérêts n'est autorisée que si la souscription ou le bon de caisse
est avec capitalisation des intérêts.
Le programme pré-affiche les frais de souscription. Vous pouvez les modifier
dans la limite des variations autorisées pour votre niveau de forçage.
A la fin de la saisie du bon de caisse, la fenêtre de confirmation s'affiche.
Vous avez alors plusieurs possibilités, selon l'existence ou non de désaccords:
Aucun désaccord ne s'affiche à l'écran :
• "Validation"
• "Abandon"
La saisie validée d'un bon de caisse, met à jour le solde indicatif du compte
de dépôt.
A la suite de la confirmation, un bordereau est édité.
MODIFICATION DES BDC
Ce programme vous permet, si vous y êtes habilité, de :
101
• Modifier le nantissement : passage de "Nanti" à "Non nanti" ou de
"Non nanti" à "Nanti".
• Modifier la date d'échéance et le taux (si un taux de pénalité peut être
appliqué) d'un bon de caisse en cours, dans les mêmes limites que
lors de la saisie.
• Interdire la modification de la date d’échéance d’un BDC si une
avance est en cours.
• Modifier uniquement le taux d'intérêt d'un bon de caisse en cours,
dans les mêmes limites que lors de la saisie.
Agence : saisissez le code agence. Le libellé de l'agence s'affiche.
Souscription : saisir le numéro de souscription.
Type : saisissez le type du bon de caisse.
Bon de caisse : saisissez le numéro de bon. Ce bon de caisse doit être en
cours.
Les caractéristiques du bon de caisse s'affichent :
Nanti : cochez la case si le bon de caisse est nanti et spécifiez une date
d'échéance inférieure au maximum paramétré.
Ne cochez pas la case si le bon n'est pas nanti et vous pouvez modifier la
date d'échéance du bon.
Date d'échéance : lors de la modification d'un bon de caisse, en devise
nationale ou étrangère, la date d'échéance est pré-affichée, et par
conséquent non modifiable.
102
Si la date d'échéance normale du bon de caisse correspond à un jour férié, le
système affiche une date d'échéance ouvrée.
Taux d'intérêts.
Avance des intérêts autorisée
Cette case à cocher permet de savoir si l'avance du montant des intérêts est
autorisée
L'avance des intérêts n'est autorisée que si la souscription ou le bon de caisse
est avec capitalisation des intérêts.
La fenêtre de confirmation de modification suivante s'affiche :
Vous pouvez cliquer sur :
• Validation : la modification est enregistrée.
• Abandon : la modification est abandonnée.
DUPLICATION DE BDC
Cette saisie vous permet de saisir plusieurs bons par duplication du premier
bon saisi.
Cliquer sur le bouton dupliquer du menu gauche.
Agence : saisissez le code agence. Le libellé de l'agence s'affiche.
Souscription : saisir le numéro de souscription.
Type : saisissez le type du bon de caisse.
Bon de caisse : saisissez le numéro de bon. Ce bon de caisse doit être en
cours.
103
Les caractéristiques du bon de caisse s'affichent :
Vous saisissez le nouveau numéro, toutes les informations concernant la
première souscription sont alors dupliquées. Vous pouvez les modifiées.
Il ne vous reste plus qu'à valider votre saisie.
INTERROGATION DES BDC
Cliquer sur le bouton dupliquer du menu à gauche de l’écran.
Agence : saisissez le code agence. Le libellé de l'agence s'affiche.
Souscription : saisir le numéro de souscription.
Type : saisissez le type du bon de caisse.
Bon de caisse : saisissez le numéro de bon. Ce bon de caisse doit être en
cours.
Les caractéristiques du bon de caisse s'affichent.
Quitter la consultation par le bouton « Quitter ».
SUPPRESSION D’UN BDC
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le numéro du dépôt : ce dépôt a dû être saisi et validé dans la journée.
104
Les caractéristiques du dépôt s'affichent.
Cliquer sur le bouton "Ok" pour supprimer le dépôt à terme sélectionné.
La fenêtre de confirmation de suppression apparaît :
RENOUVELLEMENT DES BDC
Ce menu vous permet de renouveler un BDC.
Présentation de l'écran de saisie :
Saisir le code de l’agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le numéro du BDC à renouveler. Ce BDC :
• Doit être échu.
• Ne doit pas être en opposition.
Le système affiche toutes les informations de l’écran de saisie du BDC.
Vous pouvez :
Saisir le nouveau numéro du certificat.
Saisir la date d’effet.
Si vous avez un niveau de forçage suffisant, vous pouvez la modifier dans les
limites des variations autorisées.
Saisir la date d'échéance (pré-affichée).
105
Si le BDC est à durée fixe, la date d'échéance n'est pas modifiable.
Saisir le montant du dépôt (pré-affiché).
Le bouton "Porteur" permet de consulter les informations du porteur qui ont
pu être renseignées lors de la saisie d'un dossier du BDC.
Le système attend votre confirmation en affichant la fenêtre suivante :
Vous avez alors plusieurs possibilités, selon l'existence ou non de désaccords
:
Aucun désaccord ne s'affiche à l'écran :
• Validation : le dépôt est pris en compte.
• Abandon : le dépôt est abandonné.
AVANCE SUR BDC
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type de BDC.
Saisir le numéro de souscription.
Saisir le numéro de BDC. Ce bon doit être en cours et ne doit pas être
adossé à une garantie.
106
Les informations concernant le dépôt s'affichent.
Saisir le montant de l’avance. Cette valeur est saisie dans la devise du BDC.
Elle doit être :
• Supérieure à 0.
• Inférieure au montant du BDC.
• Inférieure au maximum autorisé.
• Inférieure à la différence entre le montant du BDC. et le montant
des avances en cours.
Possibilité de saisir une avance sur un BDC partiellement nanti, dans la limite
du montant non utilisé par les garanties et avances déjà saisies.
La date de valeur du compte d’avance est calculée et affichée.
Si vous avez un niveau de forçage suffisant, vous pouvez la modifier dans les
limites des variations autorisées.
Le système pré-affiche la date d’échéance à partir de la date d’échéance du
BDC.
Vous pouvez la modifier. Elle doit être :
• Strictement supérieure à la date du jour.
• Antérieure à la date d’échéance du BDC.
Il faut maintenant saisir compte d’avance.
Vous avez la possibilité de sélectionner le compte à utiliser si le client dispose
de plus d’un compte.
Vous pouvez modifier ce compte. Il doit :
• Appartenir au client.
107
• Etre dans la même devise que le compte à débiter.
• Etre différent du compte à débiter et du compte de dépôt.
• Avoir un solde égal à 0 (il est donc obligatoire d’avoir un compte
d’avance différent par avance).
Saisir le taux d’intérêt de l’avance (intérêt débiteur).
Le système pré-affiche la périodicité à partir de la périodicité de perception
des intérêts du BDC.
Cette périodicité correspond à la périodicité de perception des intérêts
débiteurs calculés sur le compte d’avance. Le système contrôle la cohérence
en fonction de la date de valeur sur le compte d’avance et la date
d’échéance de l’avance.
Les frais de mise en place de l’avance s’affichent. Vous pouvez les modifiées.
Valider la transaction.
Suite à la confirmation, un bordereau est édité.
MODIFICATION D’UNE AVANCE
Cette transaction vous permet de modifier la date d’échéance d’une avance.
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit
être différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type de BDC.
Saisir le numéro de souscription.
Saisir le numéro DU BDC. Ce bon doit être en cours.
108
Les informations concernant le bon sont affichées.
Saisir le numéro d’avance. Cette avance doit être en cours.
Les informations concernant l’avance sont affichées.
Vous pouvez modifier la date d’échéance. Elle doit être :
• Postérieure ou égale à la date de dernier versement d’intérêts.
• Postérieure ou égale à la date du jour.
• Antérieure à la date d’échéance du BDC.
Valider la transaction.
Suite à la confirmation, un bordereau est édité.
INTERROGATION D’UNE AVANCE
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit
être différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type du BDC.
Saisir le numéro de souscription.
Saisir le numéro du BDC. Ce bon doit être en cours.
Les informations concernant le bon sont affichées.
Saisir le numéro d’avance. Cette avance doit être en cours.
Les informations concernant l’avance sont affichées.
Quittez l’écran après la consultation.
109
LEVEE D’UNE AVANCE
Cette transaction vous permet de :
• Supprimer une avance si celle-ci a été saisie dans la journée et non
encore comptabilisée.
• De lever une avance si celle-ci est en cours.
Saisir le code agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré-affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type de BDC.
Saisir le numéro du bon. Ce bon doit être en cours.
Les informations concernant le bon sont affichées.
Saisir le numéro d’avance. Cette avance doit être en cours.
Les informations concernant l’avance sont affichées.
La date de valeur du compte d’avance est calculée et affichée.
Si vous avez un niveau de forçage suffisant, vous pouvez la modifier dans les
limites des variations autorisées.
Valider la transaction.
Suite à la confirmation, un bordereau est édité.
110
OPPOSITION SUR BDC
Ce menu vous permet de saisir des mises en opposition ou des levées
d'opposition sur des bons de caisse souscrits ou en stock.
Sélectionner le traitement de l'opposition vous avez le choix entre :
• Mise en opposition.
• Levée d'opposition.
Saisir le code Agence.
Si vous êtes au Site Central, le code de votre agence est pré affiché dans la
zone
Agence. Il est modifiable si toutes les agences sont autorisées et doit être
différent du code agence du Site.
Le système affiche le libellé de l'agence.
Saisir le type du BDC.
Saisir le numéro de souscription.
111
Saisir le numéro du BDC.
La devise et le montant du BDC s’affichent.
Le compte de dépôt s’affiche.
Renseigner le Compte à débiter (montant des frais et taxes) avec le Numéro
et l'Intitulé.
Saisir le motif de l’opposition.
Saisir une date de valeur. Elle est modifiable en fonction de vos habilitations.
Le système affiche les Frais d'opposition.
Vous pouvez modifier les frais d’opposition si vous y êtes autorisé.
Après la Validation, le système attend votre confirmation en affichant la
fenêtre suivante :
REMBOURSEMENT DES BONS DE CAISSE
Le remboursement est effectué à partir d’une souscription contenant le ou les
bons de caisse à rembourser.
Dans le cas où un seul bon de caisse est à rembourser, il est possible de saisir
directement le numéro de bon de caisse.
Les bons sélectionnés permettent de déterminer le montant à rembourser en
fonction des critères cités ci-dessus.
Deux cas peuvent se présenter :
112
BDC capitalisé : montant du remboursement = Montant initial de la
souscription + Montant net des intérêts pour chaque BDC rattaché à la
souscription.
BDC non capitalisé : montant du remboursement = Montant initial de la
souscription.
Remarque :
Le remboursement du BDC n’est pas automatique. Il est impératif d’exécuter
la transaction de remboursement sur présentation du bon physique par le
client.
Le compte à débiter à la souscription est un compte de la clientèle :
Le remboursement du capitale et intérêts (post compté non capitalisés) ce
fait par le crédit du compte de souscription (compte à débiter de la mise en
place).
Le compte à débiter à la souscription est un compte d’attente :
Le remboursement du capital et intérêt (post compté non capitalisés) ce fait
par le biais :
- d’un retrait espèces.
- d'un ou plusieurs chèques de banque.
- d’un ou plusieurs virements immédiats.
NB : le retrait est fait après le crédit du compte.
113
• A chaque validation d'opération, un contrôle de désaccord est
effectué (associé à l'opération simplifiée concernée), sur compte à débiter et
éventuellement sur le compte à créditer. S'il existe un désaccord, l'opération
est impossible.
• La somme de tous les modes de remboursement doit être égale au
montant de remboursement initial (à l'arrondi caisse près). Si ces montants
sont différents, on ne peut pas effectuer la validation du remboursement.
La validation de la transaction de remboursement donne lieu à la mise à jour
du solde indicatif du compte de dépôt du bon de caisse.
Agence : saisissez le code agence. Le libellé de l'agence s'affiche.
Bon de caisse : si le numéro de souscription est saisi, il n’y a pas de saisie du
numéro de bon de caisse.
114
Après la saisie du numéro de souscription ou du numéro de bon de caisse,
les éventuels désaccords trouvés sur le compte à débiter s’affichent. Il est
alors possible de continuer la saisie ou d’abandonner la transaction.
Le système affiche les informations concernant le bon.
Saisir la nouvelle date d'échéance (elle doit être inférieure à la date
d'échéance initiale et supérieure à la date du jour).
Si le BDC est à durée fixe, la date d'échéance n'est pas modifiable.
Si la date d'échéance saisie est la date du jour, les évènements de tombée,
ainsi que ceux d'intérêts et de pénalités associés, sont générés au sein de la
transaction.
Les soldes indicatifs des comptes concernés y sont mis à jour en temps réel si
la date d'échéance saisie est la date du jour.
Tombée anticipée de BDC :
Lorsqu'un BDC fait l'objet d'une tombée anticipée, il est possible d'appliquer
des pénalités de tombée de la façon suivante :
((Montant du BDC X (taux de pénalité résiduel (%) - taux de BDC (%) X
(Nombre de jours entre la tombée e la date d'échéance prévue))/360.
Le calcul de la pénalité se fait désormais en prenant la différence entre le taux
de pénalité et le taux contractuel en valeur absolue.
Lors de la saisie du détail du remboursement, les désaccords seront affichés
sur chaque opération de remboursement qui en génère.
115
La validation définitive d’un remboursement ne pourra être effectuée
qu’après la levée de tous les désaccords.
116
GESTION DE LA COLLECTE JOURNALIERE
MENU VIII
117
Ce menu vous permet de gérer ce produit de proximité, qui consiste en fait à
collecter des fonds auprès des petits épargnant du secteur informel et de les
reverser dans les caisses des EMF.
Le traitement de la collecte assurée par des agents collecteurs, est constitué
de deux étapes :
• Le versement de la somme collectée dans un compte attribué au
collecteur (par caisse).
• la ventilation effective des montants collectés dans le compte de
chaque client.
118
CREATION DES COLLECTEURS
Saisissez le code agence.
Attribuez un code au collecteur.
Saisissez le nom et prénom du collecteur.
Choisissez le chapitre de compte qui regroupera les comptes clients de son
portefeuille.
Saisissez le compte de dépôt ouvert pour les versements du collecteur.
Saisissez le type de la pièce d’identité du collecteur, le numéro et sa validité.
Saisissez la localisation (lieu d’habitation), le numéro de téléphone et la boite
postal.
En outre vous pouvez saisir les informations (nom et adresse) sur le parrain et
éventuellement la caution du collecteur ainsi que leur numéro de téléphone.
Saisissez le montant des frais fixes à percevoir par le collecteur.
Saisir le taux de commission.
Saisir le compte de virement des commissions part collecteur.
Valider enfin la saisie.
119
MODIFICATION D’UN COLLECTEUR
Cliquez sur le bouton modifier du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code du collecteur.
Le système affiche toutes les données et vous donne la possibilité de faire les
modifications (le code collecteur n’est pas modifiable).
A la fin de la saisie validez par la touche « Ok » ou abandonnez par
« Quitter ».
INTERROGATION D’UN COLLECTEUR
Cliquer sur le bouton interrogation du menu à droite de l’écran.
Saisir le code du collecteur.
Le système affiche toutes les données.
Quitter la consultation par la touche « Quitter ».
SUPPRESSION D’UN COLLECTEUR
Cliquer sur le bouton suppression du menu à droite de l’écran.
Saisir le code du collecteur.
Le système affiche toutes les données.
Validez la suppression par la touche « Ok » ou abandonnez par « Quitter »
120
AFFECTATION DES COMPTES
Cette fonction permet de rattacher les comptes clients au portefeuille du
collecteur.
Saisir le code agence.
Saisir le code collecteur.
Saisir le compte du client.
Le système affiche le code et l’intitulé client.
121
Cocher la case « montant fixe » si le montant de l’épargne quotidien du client
est fixe.
Saisir la valeur de l’épargne.
Ajouter dans le tableau par le bouton correspondant.
Modifier ou supprimer un compte en cliquant sur le bouton correspondant
après sélection.
Valider pour confirmer l’opération.
VENTILATION DE LA COLLECTE
Ce module permet de faire la répartition de la collecte journalière, dans le
compte de chaque client à la fin d’une journée. Le versement global étant fait
au préalable par le collecteur dans son compte.
122
Vous saisissez le code agence.
Vous saisissez le code devise.
Vous choisissez le code opération.
Saisissez le code collecteur.
Le système affiche le nom le compte du collecteur ainsi que le solde.
Le tableau affiche également la liste des clients du portefeuille dudit
collecteur, ainsi que le montant de la cotisation journalière. Si le montant de
la collecte est variable, le système pré affiche le montant versé à la veille.
Vous avez la possibilité de modifier la colonne montant. Vous devez saisir si
nécessaire le libelle complémentaire (le libellé est automatique) dans le
champ en dessous du tableau.
Le système affiche la date de valeur, modifiable selon le niveau de variation
de votre autorisation.
Vous avez la possibilité de :
Sauvegarder la saisie (pas de mouvement des comptes) ;
Valider la saisie (mouvement des comptes).
Importer un fichier sous format Excel en cliquant sur le bouton « Choisir
fichier » ensuite sur « traitement » afin de lancer la procédure de
récupération des valeurs en fonction des colonnes clés.
Abandonner en quittant.
NB : le système fait un contrôle entre le solde du compte et le montant total
ventilé. Si le premier est inférieur au second l’opération ne pourra être
validée.
123
ETAT DE COLLECTE
Vous avez la possibilité d’éditer l’état des collectes validées et/ou non
validées d’un collecteur voire plusieurs collecteurs
Saisissez le code de l’agence.
Saisissez le code du collecteur ou la plage de code des collecteurs.
Saisissez le numéro de la collecte pour une recherche bien précise.
Saisissez la période de date à laquelle vous souhaitez obtenir l’état.
Optez soit pour Validée et/ou non validée.
Ensuite cliquez sur « OK » la fenêtre d’impression s’affichera et vous optez
pour le format d’impression (PDF ou Excel….).
Abandonner en cliquant sur le bouton « Quitter »
124
GESTION DES ARRETES
MENU IX
125
Le traitement des arrêtés comprend :
• Un traitement périodique de calcul des arrêtés.
• Ce traitement est à lancer tous les semestres pour les intérêts
créditeurs et éventuellement tous les mois pour les agios, commission et
prélèvements.
A la suite de ces traitements, vous pouvez :
• Effectuer la comptabilisation des agios et l'édition du journal des
mouvements d'arrêtés en le spécifiant dans la saisie des traitements
périodiques.
• Lancer les éditions spécifiques aux arrêtés (échelles d'arrêtés,
journaux d'arrêtés, avis d'agios, fiches d'agios réservés).
Vous pouvez également lancer un traitement à la demande qui effectue un
calcul indicatif qui n'a aucune incidence sur les comptes traités.
126
CALCUL DES ARRETES
Le calcul des arrêtés de compte sont fonction de la périodicité fixée par
l’établissement et renseignée au moment du lancement du calcul.
Saisissez le code agence ou la fourchette de code d'agence.
Saisissez la fourchette de la période de calcul.
Choisissez le type d’arrêté en cochant dans la case correspondante :
• Agios : intérêts débiteurs, commission de mouvement, commission de
découvert et éventuellement frais fixes (compte courant et compte de
chèque).
• Intérêts créditeurs (compte d’épargne).
• Frais de tenue de compte (compte de clientèle).
• prélèvement (libératoire, social, fonds de garantie, fonds de
solidarité…).
• Commission périodique (collecte journalière).
Quand vous avez terminé la saisie, vous pouvez :
127
• Valider pour lancer le calcul.
• Abandonner l’opération avec la touche «Quitter ».
Le système procède au calcul de l’arrêté et vous présente le résultat dans un
écran où, vous avez la possibilité de modifier ou de comptabiliser.
Présentation du deuxième écran :
Vous ne pouvez modifier que les montants.
CALCUL DES ARRETES A LA DEMANDE (ECHELLE)
Ce programme vous permet de lancer la simulation d'un calcul d'arrêtés sur
un compte, pour une période spécifiée.
Le traitement n'a aucune incidence sur les comptes traités.
Vous pouvez visualiser ou éditer le résultat.
Saisir le code agence, si vous êtes au site central.
Saisir le code devise.
128
Saisir le numéro de compte ou du chapitre.
Saisir la fourchette de la date d'arrêté (c'est-à-dire la date de début et de fin
de calcul).
Vous pouvez :
• Visualiser le résultat à l'écran.
• Editer sur papier.
L'édition est une échelle d'arrêtés.
129
EDITION ECHELLE D’INTERET
Cette transaction vous permet de calculer et afficher l’échelle d’intérêts d’un
compte sur une période précise.
Présentation de l’écran :
130
TRAITEMENT DE SALAIRE
MENU X
131
Ce menu nous permet de gérer la réception et positionnement des salaires
des entreprises et organismes, qui sollicitent les services d’une EMF pour le
paiement du salaire de leurs employés.
132
CREATION DES EMPLOYEURS
Saisir le code employeur. Et renseignez son type (client, tiers et autre).
Saisir le nom de l’employeur et le sigle s’il existe.
Saisir le secteur d’activité de l’employeur.
Client rattaché : Ce champ est obligatoire si le type d’employeur est client.
Le programme affiche le nom et les coordonnées à partir du client et
demande la confirmation de création.
Tiers rattaché : Ce champ est obligatoire si le type d’employeur est tiers.
Le programme affiche le nom et les coordonnées à partir du tiers et
demande la confirmation de création.
Saisir les coordonnées de l’employeur :
• le pays (lieu d’implantation du siège social) ;
• la ville ;
• l’adresse ;
• le téléphone ;
• l’e-mail ;
• la localisation.
133
Validez par « Ok » pour créer la transaction ou abandonnez par la touche
«Quitter ».
MODIFICATION D’UN EMPLOYEUR
Cliquez sur le bouton « modifier » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de l’employeur.
Le système affiche toutes les données et vous donne la possibilité de faire les
modifications (le code n’est pas modifiable).
A la fin de la saisie validez par la touche « Ok » pour enregistrer la
modification ou abandonnez par « Quitter ».
INTERROGATION D’UN EMPLOYEUR
Cliquer sur le bouton «interrogation» du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de l’employeur.
Le système affiche les données.
Quitter la consultation par la touche « Quitter ».
SUPRESSION D’UN EMPLOYEUR
Cliquer sur le bouton « suppression » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de l’employeur.
Le système affiche les données.
Validez la suppression par la touche « Ok » ou abandonnez par « Quitter »
134
CREATION DES EMPLOYES
Saisir le code agence.
Saisir le code de l’employeur.
Saisir le matricule de l’employé.
Saisir le nom et prénom de l’employé.
Saisir la fonction.
Saisir son numéro de compte.
Validez par « Ok » pour créer l’employé ou abandonnez par la touche
«Quitter ».
MODIFICATION D’UN EMPLOYE
Cliquez sur le bouton « modifier » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code agence.
Saisissez le code de l’employeur.
Saisissez le matricule de l’employé.
135
Le système affiche toutes les données et vous donne la possibilité de faire les
modifications (le matricule n’est pas modifiable).
A la fin de la saisie, validez par la touche « Ok » pour enregistrer la
modification ou abandonnez par « Quitter ».
INTERROGATION D’UN EMPLOYE
Cliquer sur le bouton «interrogation» du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code agence.
Saisissez le code de l’employeur.
Saisissez le matricule de l’employé.
Le système affiche les données.
Quitter la consultation par la touche « Quitter ».
SUPRESSION D’UN EMPLOYE
Cliquer sur le bouton « suppression » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code agence.
Saisissez le code de l’employeur.
Saisissez le matricule de l’employé.
Le système affiche les données.
Validez la suppression par la touche « Ok » ou abandonnez par « Quitter ».
136
IMPUTATION DE LA PAIE
Saisir le code agence.
Saisir le code devise.
Saisir le code de l’employeur.
Importer le fichier de la paie à partir d’une machine ou d’un support via le
bouton « Choisir un fichier » et bouton « traitement »
vous permet de lancer la procédure
137
de récupération des valeurs figurant dans votre fichier Excel en fonction des
colonnes clés du fichier (Numéro de compte, Matricule et Montant)
Les données sont positionnées dans le tableau.
Le bouton Compte non trouvé permet d’affiche les comptes non existants
dans le système.
Le bouton Imputé plusieurs comptes renvoie par exemple aux comptes
ayant le même matricule employé.
Le bouton Compte imputés plusieurs fois affiche les comptes dupliques dans
le fichier dont la valeur est prise en compte plusieurs fois pour le même
compte.
Saisir le code agence du compte à créditer.
Sélectionner le type de compte.
Saisir le compte à créditer.
Saisir le libellé de l’opération.
Le système affiche la date de valeur modifiable selon le niveau de forçage de
l’utilisateur.
Vous pouvez enregistrer la saisie ou ventilation en cliquant sur le bouton
« Sauvegarder » par conséquent la ventilation restera en attente. Ces
boutons sont soumis à habilitation.
Validez par « Ok » pour déclencher le mouvement des comptes ou
abandonnez par la touche «Quitter ».
138
GESTION DU BUDGET
MENU XI
139
Ce menu permet de suivre l’évolution des réalisations budgétaires de l’EMF.
140
SAISIE DU BUDGET PREVISIONNEL
Au début de l’exercice le budget pressionnel est saisi dans le système.
Saisir le code agence.
Saisir le code devise.
Saisir le code chapitre comptable.
Le système affiche un tableau présentant les comptes du chapitre et le
montant réalisé l’année antérieur (N-1).
Saisir le montant prévisionnel de l’année (N).
Si le mont prévisionnel attribué à une ligne est couvert, la saisie dans ce
compte sera interdite par le système.
141
Toutefois il est possible d’augmenter le plafond prévisionnel en saisissant
dans la colonne modification prévision.
Valider la saisie et quitter le formulaire.
MODIFICATION DU BUDGET
Cliquez sur le bouton « modifier » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code agence.
Saisissez le code devise. .
Saisissez le code du chapitre comptable.
Le système affiche toutes les données et vous donne la possibilité de saisir un
autre montant dans la colonne modification prévision.
A la fin de la saisie, validez par la touche « Ok » pour enregistrer la
modification ou abandonnez par « Quitter ».
INTERROGATION DU BUDGET
Cliquer sur le bouton «interrogation» du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code agence.
Saisissez le code devise. .
Saisissez le code du chapitre comptable.
Le système affiche les données.
Quitter la consultation par la touche « Quitter ».
142
SUPRESSION DU BUDGET
Cliquer sur le bouton « suppression » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code agence.
Saisissez le code devise. .
Saisissez le code du chapitre comptable.
Le système affiche les données.
Validez la suppression par la touche « Ok » ou abandonnez par « Quitter ».
CONSULTATION DU BUDGET
Consulter l’évolution des réalisations mois après mois.
Saisir le code agence.
Saisir la date de consultation (correspondant à la fin d’un mois).
Validez et le système affiche le tableau des réalisations mois par mois.
Imprimer ou quitter l’état.
143
GESTION DES IMMOBILISATIONS
MENU XII
144
Ce menu nous permet de gérer la planification des amortissements des
immobilisations entrées dans le patrimoine. De comptabilisation ces
amortissements à échéance soit de façon automatiquement, soit de façon
manuelle. De procéder à un transfert ou sortie d’une immobilisation.
145
FICHE D’IMMOBILISATION
Ce menu nous permet d’établir la fiche de l’immobilisation entrée dans le
patrimoine de l’entreprise, et planifier les amortissements par périodicité
choisie.
Saisissez le code de l’agence.
Saisissez le code de l’immobilisation et son intitule.
Le numéro de l’immobilisation est généré automatiquement.
Saisissez la date de saisie d’entrée de l’immobilisation et le lieu dans lequel il
se trouve.
Saisissez la date d’acquisition, la date d’utilisation qui est équivaut à la date
de premier amortissement.
146
Saisissez la durée d’utilisation en mois et le type d’amortissement (direct ou
Indirect)
Saisissez le cout d’acquisition et tous les comptes appropries (compte
d’amortissement, d’immobilisation et de charges) et cochez dans le champ
« Amortissement automatiquement » si vous optez pour une
comptabilisation des amortissements a échéance de façon automatiquement.
Si vous ne cochez pas la comptabilisation se fera manuellement.
MODIFICATION D’UNE FICHE D’IMMOBILISATION
Cliquez sur le bouton « modifier » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de l’immobilisation.
Le système affiche toutes les données et vous donne la possibilité de faire les
modifications (le numéro d’immobilisation n’est pas modifiable).
A la fin de la saisie validez par la touche « Ok » pour enregistrer la
modification ou abandonnez par « Quitter ».
INTERROGATION D’UNE FICHE D’IMMOBILISATION
Cliquer sur le bouton «interrogation» du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de l’immobilisation.
Le système affiche les données.
Quitter la consultation par la touche « Quitter ».
SUPPRESSION D’UNE FICHE D’IMMOBILISATION
Cliquer sur le bouton « suppression » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de l’immobilisation.
Le système affiche les données.
147
Validez la suppression par la touche « Ok » ou abandonnez par « Quitter »
NB : La suppression de la fiche d’une immobilisation arrête la planification
des amortissements.
AMORTISSEMENT DE L’IMMOBILISATION
Le menu permet d’avoir le tableau d’amortissement de l’immobilisation
selon le groupe et le type d’amortissement configurés.
Saisissez le code de l’agence.
Saisissez le code de l’immobilisation.
Les informations portant sur le groupe d’immobilisation, le type
d’immobilisation et le tableau d’amortissement sont générées.
148
SORTIE/TRANSFERT D’IMMOBILISATION
Le menu permet d’effectuer la sortie d’une immobilisation ou le transfert
d’une immobilisation d’une agence à une autre.
ETAT DES IMMOBILISATIONS
Le menu permet d’éditer l’état des immobilisations existantes dans le
patrimoine de l’entreprise appartenant à un groupe et un type
d’immobilisation bien précis.
Saisissez le code de l’agence.
149
Choisissez le groupe d’immobilisation (corporelles, incorporelles etc..).
Choisissez le type d’immobilisation (terrains, matériel de transport, etc…).
Cliquez sur « OK » la fenêtre d’impression des états s’affiche (PDF, Excel…)
Optez pour le format d’impression, ensuite cliquez sur « OK » pour éditer.
ETAT DES AMORTISSEMENTS
Le menu permet d’éditer l’état des amortissements des immobilisations
appartenant à un groupe et un type d’immobilisation bien précis.
Saisissez le code de l’agence.
Choisissez le groupe d’immobilisation (corporelles, incorporelles etc..).
Choisissez le type d’immobilisation (terrains, matériel de transport, etc…).
Cliquez sur « OK » la fenêtre d’impression des états s’affiche (PDF, Excel…)
Optez pour le format d’impression, ensuite cliquez sur « OK » pour éditer.
150
GESTION DES PROVISIONS
MENU XIII
151
Ce menu permet de paramétrer les provisionnements sur les comptes
débiteurs sans mouvements pendant une certaine durée à des taux
prédéfinis ou sur des comptes donc vous souhaitez doter des provisions, de
procéder à la comptabilisation et d’avoir l’état de ces provisions dotées.
152
PARAMETRAGE DES PROVISIONS
Ce menu permet de configurer les provisionnements sur un compte ou un
chapitre de comptes bien précis.
Le second bouton « Montant prévision » permet de planifier les dotations en
fonction des taux.
Renseignez le nombre de jours pendant lequel le ou les comptes ont été
débiteurs sans mouvements.
Cliquez sur le bouton « Ajouter »
153
MODIFICATION D’UNE PROVISION
Cliquez sur le bouton « modifier » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de la provision.
Le système affiche toutes les données et vous donne la possibilité de faire les
modifications (le code n’est pas modifiable).
A la fin de la saisie validez par la touche « Ok » pour enregistrer la
modification ou abandonnez par « Quitter ».
INTERROGATION D’UNE PROVISION
Cliquer sur le bouton «interrogation» du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de la provision.
Le système affiche les données.
Quitter la consultation par la touche « Quitter ».
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SUPPRESSION D’UNE PROVISION
Cliquer sur le bouton « suppression » du menu à droite de l’écran.
Saisissez le code de la provision.
Le système affiche les données.
Validez la suppression par la touche « Ok » ou abandonnez par « Quitter »
COMPTABILISATION DES PROVISIONS
Ce menu permet de procéder à la comptabilisation des provisions
configurées plus haut.
Vous pouvez comptabiliser soit un et/ou plusieurs comptes a la fois.
Saisissez le code de l’agence.
Saisissez le code du provisionnement configure.
Le système charge automatiquement tous les comptes clients provisions.
Remarque : il est possible de comptabiliser tous les comptes affichant dans le
formulaire ou d’en comptabiliser un ou quelques-uns.
Le montant de la provision est la multiplication entre le solde du compte à
provisionner et le taux en fonction de l’âge prédéfini.
Ensuite Cliquez sur le bouton « comptabilisation » ou abandonner par
« Quitter »
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ETAT DES PROVISIONS
Ce formulaire permet d’éditer l’état des provisionnements.
Saisissez le code de l’agence.
Saisissez le chapitre de la provision paramétré.
Saisissez le code de la provision.
Optez pour un état bien précis (Prov 15%, 25% et 45%, ou tous)
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